 |
شك و ترديدهاي مديران در رابطه با تكنولوژي اطلاعات
از: احمد تابنده
مديران در رابطه با سخت افزار، نرم افزار و سيستمهايي كه در تكنولوژي اطلاعات وجود دارد و قابليتها و توانمنديهاي اين تكنولوژي و ماهيت آن و سرمايه گذاريهاي موردنياز، عمدتا با شش معضل يا به عبارتي با شش شك وترديد برخورد مي كنند. حل اين شك وترديدها و پاسخ دادن به آنها به صورتي علمي است كه تاثير حياتي بر يك شركت يا سازمان برجا مي گذارد.
شك و ترديد اول
دربه كارگيري تكنولوژي اطلاعات ، چه موقع پيشرو و رهبر، و چه موقع دنباله روباشيم ؟
1 - ريسكهاي رهبر بودن
الف - نظرگاههايي در عالم تكنولوژي اطلاعات عرضه مي شود كه تجربه نشده و آزمون خود را پس نداده است .
ب - تكنولوژيهايي عرضه مي شود كه معضلات و نكات فني آن هنوز ايراداتي دارد.
ج - رهبران "مديران پيشرو" همواره مجبورند پرسشهايي داشته باشند كه هزينه بالايي دارد و آنها را از همراهانشان جدا مي سازد. اين جدايي مستلزم رهاكردن امكانات وضع موجود نيز هست .
2 - ريسكهاي پيرو بودن
الف - سهم بازار از دست ما مي رود.
ب - زمان لازم براي رسيدن به رقبا از چندماه تا چند سال به طول مي انجامد.
ج - امكان اضمحلال سازمان در اثر عقب افتادن از تكنولوژي و رقبا وجود دارد.
در شرايط حاضر براي شركتي كه در ايران مي خواهد فعاليت كند و سرمايه گذاري كلاني نيز نمي تواند داشته باشد، بهتر است "دنباله رو سريع " باشد. مشخص است كه سريع بودن نيز داراي ملاكهايي است كه عمومي ترين آنها به قرار زير است :
1 - وجود بنيان قوي دانش در شركت
2 - دستيابي سريع به اطلاعات
3 - سازمان بايد داراي ماهيت يادگيرندگي باشد.
شك و ترديد دوم
درصورتي كه بخواهيم دنباله روي سريع باشيم ، آيا مي توانيم زيربناي تكنولوژي اطلاعاتي موجود را ملاك قرار داده و از سيستمهاي جزيي و پراكنده ديروز به سيستمهاي بر خط اما غيريكپارچه امروزي و از آنجا به سيستمهاي يكپارچه اينترنت مبناي فرداحركت كنيم ؟
پاسخ اين سوال در غالب موارد منفي است . زيرا در وضعيت فعلي ، به جاي يك سيستم يكپارچه با جزاير متفاوتي از تكنولوژيها "سخت افزارها و نرم افزارها وسيستمهاي عملياتي " روبرو هستيم . بخشهاي مختلف سازمانها، هريك براي خودسيستمهايي را دارند كه با ديگر بخشها يا سازگاري ندارد، و يا به صورت يكپارچه ديده شده است . درعين حال هر بخش هم به خاطر نيازهاي روزمره و فزاينده خود به دنبال ارتقا و توسعه است . اين امر مديريت را به جايي مي رساند كه درنهايت شك وترديدهاي جدي درمورد كارآمدبودن اين گونه سيستمها و هزينه هاي سرسام آور آن را مدنظر قرارخواهد داد. در اين ميان به خاطر عدم يكپارچگي سيستم ، هزينه هاي نگهداري و به روزآوري سيستمهاي سخت افزاري و نرم افزاري قديمي ، و عدم سازگاري آنها باسخت افزارها و نرم افزارهاي نوين ، معضل عمده اي است كه %70 هزينه هاي هرسازماني رابه خوداختصاص مي دهد.
راه برون رفت از اين معضل ، نگرش به پروسه هايي كه در سازمان اجرا مي شود،شناسايي عمليات روزمره سازمان ، نوع گزارشهاي موردنياز مديريت ، اولويت گذاري پروسه ها و عمليات ، يافتن گلوگاههاي اطلاعاتي - فرايندي ، شناسايي عوامل كليدي موفقيت ، تدوين مدل مناسب براي دستيابي به موفقيت با نگرش ايجاد پايگاه اطلاعاتي يكپارچه براي كل سازمان ، تست مستمر و پيگيري نتايج و تصحيح مستمر اين فراينداست .
شك و ترديد سوم
اين معضل ، ارتباط نزديكي با معضل دوم دارد. مسئله اين است كه "آيا فقط لازم است نرم افزارهاي كاربردي قديمي را در جريان دستيابي به يك سيستم يكپارچه اطلاعاتي فراگير در سطح شركت ، بازنويسي كنيم ؟" پاسخ اين مسئله عمدتا منفي است .راه حل اساسي در مهندسي مجدد فرايندهاست . يعني آنكه قبل از پرداختن به نرم افزارها،لازم است درمورد فرايندهاي عملياتي سازمان ، كارهاي زير راانجام داد.
1 - تجديدنظر اساسي و بازنگري تفكر بنياني كه در پشت فرايندهاي مزبور قرار داشته
2 - طراحي مجدد و بنيادي
دو مورد فوق با هدف دستيابي به بهبودهاي قابل رويت در معيارهاي كليدي عملكردفعلي از قبيل هزينه ، كيفيت ، خدمات و سرعت صورت مي گيرد. سوال اول اين است كه كدام در سازمانها وضعيت مناسب براي مهندسي مجدد وجود دارد. در پاسخ دو نوع سازمان به صورت عمده مطرح هستند كه به قرار زير است :
1 - شركتهاياسازمانهايي كه درخطرادامه بقاهستند.
2 - شركتهايي كه عملكرد مناسب دارند ليكن در محيط متلاطمي قرار دارند. منظور ازمحيط متلاطم اين است كه يا مشتريان اين موسسات درحال باهوشتر و تخصصي ترشدن هستند، و يا آنكه رقباي آنها درحال سريعتر شدن و تخصصي ترشدن هستند. ويژگي اساسي موسسه اي كه مي خواهد به مهندسي مجدد فرايندهاي خود بپردازد اين است كه "بايد قبل از آنكه او را به زيرسوال بگذارند، خودش را زيرسوال بگذارد". به قول حديث معروفي "حاسبوا قبل ان تحاسبوا" "قبل از آنكه از شما حساب بكشند، از خودتان حساب بكشيد".
سوال دوم اين است كه مهندسي مجدد فرايند را از كجا شروع كنيم ، سه پاسخ عمده به اين سوال وجود دارد:
1 - فرايندهايي كه با مشتري بيشترين سروكار را دارد و بر مشتري تاثير مي گذارد.
2 - فرايندهايي كه چرخه هاي معيوب و عمليات پيچيده اي دارد.
3 - فرايندهايي كه امكان موفقيت براي ايجاد تحول در آنها، نسبت به ديگران بالاتر باشد.
اصل اساسي در مهندسي مجدد اين است كه "درصورتي كه مي توانيد چيزي راحذف كنيد، به تبديل و تغيير و ادغام فكر نكنيد".
شك و ترديد چهارم
مسئله اين است كه "آيا مايليم تكنولوژي اطلاعات نقشي در استراتژي شركت داشته باشد؟" براي پاسخ به اين سوال درواقع سه سوال ديگر بايد پاسخ داده شود:
1 - استراتژي رقابتي شركت چيست ؟ "قيمت پايين تر؟ تفكيك و تمايز؟ رهبري ؟"
به بيان ديگر، آيا مي توان از تكنولوژي اطلاعات به منظور پيشبرد استراتژي رقابتي خوداستفاده كرد؟ يا آنكه آيا مي توان از تكنولوژي اطلاعات براي تغيير استراتژي رقابتي استفاده كرد؟
2 - چه خطرهاي رقابتي ما را تهديد مي كند، و چه دفاعي درمقابل آنها داريم ؟ در اينجاپنج عامل اساسي بايد موردنظر قرار گيرد: 1 - رقباي فعلي ما چه كساني هستند؟ 2 -رقباي بالقوه چه كساني هستند؟ 3 - آيا در مقابل رقبا، محصولات جايگزيني داريم كه بتوانيم دفاع خوبي داشته باشيم ؟ 4 - مشتريان ما چه كساني هستند و چه كارهايي مي توانند بكنند؟ 5 - تامين كننده هاي ما چه كساني هستند و چه كارهايي ممكن است انجام دهند تا ما را تحت فشار قرار دهند و ما چه كارهايي مي توانيم انجام دهيم ؟
از آنجا كه پاسخ اين سوالات از ديد تكنولوژي اطلاعات مطرح است ، همراه با آنهاسوالات زير را بايد پاسخ گفت :
1 - آيا تكنولوژي اطلاعات "IT" را مي توان به منظور ايجاد سد در برابر ورود به بازار به كاربرد؟
2 - آيا TI را مي توان به منظور كاهش مخاطراتي كه رقباي فعلي از جنبه قيمت براي مادارند به كار برد؟
3 - آيا IT را مي توان براي كاهش مخاطراتي كه رقبا از جنبه تفكيك بازار دارند، به كاربرد؟
4 - آيا از IT به منظور دفاع درمقابل كالاهاي جايگزين مي توان استفاده كرد؟ "ازطريق طراحي همزمان بر روي اينترنت ، و نرم افزارهايي كه برروي اينترنت جهت طراحي وساخت به اشتراك گذاشته مي شود و غيره ".
5 - آيا مي توانيم از IT به منظور دفاع دربرابر قدرت چانه زني عرضه كنندگان كالاي موردنظرمان استفاده كنيم ؟
6 - آيا مي توان IT را به كار برد تا خطر فرار مشتري را كاهش داد و او را بيشتر به خودمان جذب كنيم ؟ مسلم است كه اين امر نيازمند ارائه خدمات واقعي و سودمند براي مشتري است .
سوال سوم اين است كه در زنجيره ارزش موسسه ما، جايگاه IT به منظور بهبودمزيت استراتژيك ما كجاست ؟ به عبارت ديگر در وروديها "نيروي انساني ، انبارها ومواد"، عمليات ، توزيع و بازاريابي و ارائه خدمات به مشتري ، جايگاه TI به منظور افزايش بهره وري كجاست ؟ به عنوان مثال آيا نمي توان رابطه مشتري با شركت را به صورت REAL TIME بر روي اينترنت انجام داد و اطلاعات مشتريان يا گشت وگذاركنان به سايت را از طرقي مانند ارسال COOKIE و غيره دريافت و مقايسه و كارهاي بازاريابي انجام داد؟ آيا نمي توان سيستم تداركات را به صورت B2B انجام داد. شركتهاي بزرگي مانند ARIBA.COM چنين كارهايي را انجام داده اند. با سر زدن به سايت مزبور مي توان ازكم وكيف مطلب آگاهي يافت .
پاسخ به شك وترديد چهارم ما را به اين مسئله مي رساند كه اهميت استراتژيك برنامه عمل IT چيست ؟ در پاسخ به اين سوال مي توان به نمودار زير مراجعه كرد و آن راپاسخ گفت :
از: احمد تابنده
مديران در رابطه با سخت افزار، نرم افزار و سيستمهايي كه در تكنولوژي اطلاعات وجود دارد و قابليتها و توانمنديهاي اين تكنولوژي و ماهيت آن و سرمايه گذاريهاي موردنياز، عمدتا با شش معضل يا به عبارتي با شش شك وترديد برخورد مي كنند. حل اين شك وترديدها و پاسخ دادن به آنها به صورتي علمي است كه تاثير حياتي بر يك شركت يا سازمان برجا مي گذارد.
شك و ترديد اول
دربه كارگيري تكنولوژي اطلاعات ، چه موقع پيشرو و رهبر، و چه موقع دنباله روباشيم ؟
1 - ريسكهاي رهبر بودن
الف - نظرگاههايي در عالم تكنولوژي اطلاعات عرضه مي شود كه تجربه نشده و آزمون خود را پس نداده است .
ب - تكنولوژيهايي عرضه مي شود كه معضلات و نكات فني آن هنوز ايراداتي دارد.
ج - رهبران "مديران پيشرو" همواره مجبورند پرسشهايي داشته باشند كه هزينه بالايي دارد و آنها را از همراهانشان جدا مي سازد. اين جدايي مستلزم رهاكردن امكانات وضع موجود نيز هست .
2 - ريسكهاي پيرو بودن
الف - سهم بازار از دست ما مي رود.
ب - زمان لازم براي رسيدن به رقبا از چندماه تا چند سال به طول مي انجامد.
ج - امكان اضمحلال سازمان در اثر عقب افتادن از تكنولوژي و رقبا وجود دارد.
در شرايط حاضر براي شركتي كه در ايران مي خواهد فعاليت كند و سرمايه گذاري كلاني نيز نمي تواند داشته باشد، بهتر است "دنباله رو سريع " باشد. مشخص است كه سريع بودن نيز داراي ملاكهايي است كه عمومي ترين آنها به قرار زير است :
1 - وجود بنيان قوي دانش در شركت
2 - دستيابي سريع به اطلاعات
3 - سازمان بايد داراي ماهيت يادگيرندگي باشد.
شك و ترديد دوم
درصورتي كه بخواهيم دنباله روي سريع باشيم ، آيا مي توانيم زيربناي تكنولوژي اطلاعاتي موجود را ملاك قرار داده و از سيستمهاي جزيي و پراكنده ديروز به سيستمهاي بر خط اما غيريكپارچه امروزي و از آنجا به سيستمهاي يكپارچه اينترنت مبناي فرداحركت كنيم ؟
پاسخ اين سوال در غالب موارد منفي است . زيرا در وضعيت فعلي ، به جاي يك سيستم يكپارچه با جزاير متفاوتي از تكنولوژيها "سخت افزارها و نرم افزارها وسيستمهاي عملياتي " روبرو هستيم . بخشهاي مختلف سازمانها، هريك براي خودسيستمهايي را دارند كه با ديگر بخشها يا سازگاري ندارد، و يا به صورت يكپارچه ديده شده است . درعين حال هر بخش هم به خاطر نيازهاي روزمره و فزاينده خود به دنبال ارتقا و توسعه است . اين امر مديريت را به جايي مي رساند كه درنهايت شك وترديدهاي جدي درمورد كارآمدبودن اين گونه سيستمها و هزينه هاي سرسام آور آن را مدنظر قرارخواهد داد. در اين ميان به خاطر عدم يكپارچگي سيستم ، هزينه هاي نگهداري و به روزآوري سيستمهاي سخت افزاري و نرم افزاري قديمي ، و عدم سازگاري آنها باسخت افزارها و نرم افزارهاي نوين ، معضل عمده اي است كه %70 هزينه هاي هرسازماني رابه خوداختصاص مي دهد.
راه برون رفت از اين معضل ، نگرش به پروسه هايي كه در سازمان اجرا مي شود،شناسايي عمليات روزمره سازمان ، نوع گزارشهاي موردنياز مديريت ، اولويت گذاري پروسه ها و عمليات ، يافتن گلوگاههاي اطلاعاتي - فرايندي ، شناسايي عوامل كليدي موفقيت ، تدوين مدل مناسب براي دستيابي به موفقيت با نگرش ايجاد پايگاه اطلاعاتي يكپارچه براي كل سازمان ، تست مستمر و پيگيري نتايج و تصحيح مستمر اين فراينداست .
شك و ترديد سوم
اين معضل ، ارتباط نزديكي با معضل دوم دارد. مسئله اين است كه "آيا فقط لازم است نرم افزارهاي كاربردي قديمي را در جريان دستيابي به يك سيستم يكپارچه اطلاعاتي فراگير در سطح شركت ، بازنويسي كنيم ؟" پاسخ اين مسئله عمدتا منفي است .راه حل اساسي در مهندسي مجدد فرايندهاست . يعني آنكه قبل از پرداختن به نرم افزارها،لازم است درمورد فرايندهاي عملياتي سازمان ، كارهاي زير راانجام داد.
1 - تجديدنظر اساسي و بازنگري تفكر بنياني كه در پشت فرايندهاي مزبور قرار داشته
2 - طراحي مجدد و بنيادي
دو مورد فوق با هدف دستيابي به بهبودهاي قابل رويت در معيارهاي كليدي عملكردفعلي از قبيل هزينه ، كيفيت ، خدمات و سرعت صورت مي گيرد. سوال اول اين است كه كدام در سازمانها وضعيت مناسب براي مهندسي مجدد وجود دارد. در پاسخ دو نوع سازمان به صورت عمده مطرح هستند كه به قرار زير است :
1 - شركتهاياسازمانهايي كه درخطرادامه بقاهستند.
2 - شركتهايي كه عملكرد مناسب دارند ليكن در محيط متلاطمي قرار دارند. منظور ازمحيط متلاطم اين است كه يا مشتريان اين موسسات درحال باهوشتر و تخصصي ترشدن هستند، و يا آنكه رقباي آنها درحال سريعتر شدن و تخصصي ترشدن هستند. ويژگي اساسي موسسه اي كه مي خواهد به مهندسي مجدد فرايندهاي خود بپردازد اين است كه "بايد قبل از آنكه او را به زيرسوال بگذارند، خودش را زيرسوال بگذارد". به قول حديث معروفي "حاسبوا قبل ان تحاسبوا" "قبل از آنكه از شما حساب بكشند، از خودتان حساب بكشيد".
سوال دوم اين است كه مهندسي مجدد فرايند را از كجا شروع كنيم ، سه پاسخ عمده به اين سوال وجود دارد:
1 - فرايندهايي كه با مشتري بيشترين سروكار را دارد و بر مشتري تاثير مي گذارد.
2 - فرايندهايي كه چرخه هاي معيوب و عمليات پيچيده اي دارد.
3 - فرايندهايي كه امكان موفقيت براي ايجاد تحول در آنها، نسبت به ديگران بالاتر باشد.
اصل اساسي در مهندسي مجدد اين است كه "درصورتي كه مي توانيد چيزي راحذف كنيد، به تبديل و تغيير و ادغام فكر نكنيد".
شك و ترديد چهارم
مسئله اين است كه "آيا مايليم تكنولوژي اطلاعات نقشي در استراتژي شركت داشته باشد؟" براي پاسخ به اين سوال درواقع سه سوال ديگر بايد پاسخ داده شود:
1 - استراتژي رقابتي شركت چيست ؟ "قيمت پايين تر؟ تفكيك و تمايز؟ رهبري ؟"
به بيان ديگر، آيا مي توان از تكنولوژي اطلاعات به منظور پيشبرد استراتژي رقابتي خوداستفاده كرد؟ يا آنكه آيا مي توان از تكنولوژي اطلاعات براي تغيير استراتژي رقابتي استفاده كرد؟
2 - چه خطرهاي رقابتي ما را تهديد مي كند، و چه دفاعي درمقابل آنها داريم ؟ در اينجاپنج عامل اساسي بايد موردنظر قرار گيرد: 1 - رقباي فعلي ما چه كساني هستند؟ 2 -رقباي بالقوه چه كساني هستند؟ 3 - آيا در مقابل رقبا، محصولات جايگزيني داريم كه بتوانيم دفاع خوبي داشته باشيم ؟ 4 - مشتريان ما چه كساني هستند و چه كارهايي مي توانند بكنند؟ 5 - تامين كننده هاي ما چه كساني هستند و چه كارهايي ممكن است انجام دهند تا ما را تحت فشار قرار دهند و ما چه كارهايي مي توانيم انجام دهيم ؟
از آنجا كه پاسخ اين سوالات از ديد تكنولوژي اطلاعات مطرح است ، همراه با آنهاسوالات زير را بايد پاسخ گفت :
1 - آيا تكنولوژي اطلاعات "IT" را مي توان به منظور ايجاد سد در برابر ورود به بازار به كاربرد؟
2 - آيا TI را مي توان به منظور كاهش مخاطراتي كه رقباي فعلي از جنبه قيمت براي مادارند به كار برد؟
3 - آيا IT را مي توان براي كاهش مخاطراتي كه رقبا از جنبه تفكيك بازار دارند، به كاربرد؟
4 - آيا از IT به منظور دفاع درمقابل كالاهاي جايگزين مي توان استفاده كرد؟ "ازطريق طراحي همزمان بر روي اينترنت ، و نرم افزارهايي كه برروي اينترنت جهت طراحي وساخت به اشتراك گذاشته مي شود و غيره ".
5 - آيا مي توانيم از IT به منظور دفاع دربرابر قدرت چانه زني عرضه كنندگان كالاي موردنظرمان استفاده كنيم ؟
6 - آيا مي توان IT را به كار برد تا خطر فرار مشتري را كاهش داد و او را بيشتر به خودمان جذب كنيم ؟ مسلم است كه اين امر نيازمند ارائه خدمات واقعي و سودمند براي مشتري است .
سوال سوم اين است كه در زنجيره ارزش موسسه ما، جايگاه IT به منظور بهبودمزيت استراتژيك ما كجاست ؟ به عبارت ديگر در وروديها "نيروي انساني ، انبارها ومواد"، عمليات ، توزيع و بازاريابي و ارائه خدمات به مشتري ، جايگاه TI به منظور افزايش بهره وري كجاست ؟ به عنوان مثال آيا نمي توان رابطه مشتري با شركت را به صورت REAL TIME بر روي اينترنت انجام داد و اطلاعات مشتريان يا گشت وگذاركنان به سايت را از طرقي مانند ارسال COOKIE و غيره دريافت و مقايسه و كارهاي بازاريابي انجام داد؟ آيا نمي توان سيستم تداركات را به صورت B2B انجام داد. شركتهاي بزرگي مانند ARIBA.COM چنين كارهايي را انجام داده اند. با سر زدن به سايت مزبور مي توان ازكم وكيف مطلب آگاهي يافت .
پاسخ به شك وترديد چهارم ما را به اين مسئله مي رساند كه اهميت استراتژيك برنامه عمل IT چيست ؟ در پاسخ به اين سوال مي توان به نمودار زير مراجعه كرد و آن راپاسخ گفت :
استراتژيك بودن عمليات را با پاسخ به اين سوال مي توان دريافت كه اگر سيستم عملياتيXامروز از كار نيافتد، مديريت تاچه مدت مي تواند براي شروع مجدد آن صبركند؟ لذا سيستمي بايد تدوين شود كه مهمترين عناصري كه IT بر آنها تاثير مي گذارد رامشخص كند. پس از آن مي توان مشخص كرد كه ما علاقه منديم دركدام ربع از مربع بالاقرار گيريم .
به هرحال لزوم يك سيستم مديريت منابع اطلاعاتي با دلايل زير توجيه نشده است .
1 - اطلاعات ، يك منبع اطلاعاتي است كه بايد مديريت شود.
2 - نياز به سيستم مديريت اطلاعات "MIS" در هر سازماني يك امر اساسي است .
3 - سرمايه گذاري در "MIS" بايد درجهت و هماهنگ با يك برنامه جامع MIS باشد.
سرمايه گذاري بر روي اجزاي IT در سه جايگاه نقش اساسي دارد:
1 - سيستمهاي پردازش ردوبدل داده ها "انبار، دبيرخانه و..." "TPS"
2 - سيستمهاي گزارش گيري مديريت "برپايه عوامل كليدي موفقيت " "MRS"
3 - سيستمهاي پشتيباني تصميم گيري "DSS"
شك وترديد پنجم
مسئله اين است كه كدام سكوهاي تكنولوژي از لحاظ سخت افزار و نرم افزار ازقديمي شدن سريع سرمايه گذاري ما بر روي ITجلوگيري مي كنند؟ يا به عبارتي چه سخت افزارها و نرم افزارهايي را انتخاب كنيم كه عمر طولاني تري داشته باشند، و يا بازده عملياتي / اقتصادي بالاتري داشته باشند؟ اين انتخاب مستلزم ، گزينش موارد زير است .
1 - سيستمهاي شبكه اي كامپيوتري
2 - كامپيوترهاي شخصي PC به جاي MAINFRAME
3 - سيستمهاي ويژه يا سيستمهاي باز
4 - پايگاه داده اي بامبناي SQL|DBMS"يا"ORACLE
5 - سيستمهاي كامپيوتري توزيع شده
6 - سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان ENTERPRISE RESOURCE PLANING SYSTEMS
اصل اساسي در اين زمينه عبارتست از قدرت مانور بالا و انعطاف پذيري هرچه بيشترو قابليت بازار به معناي : گردآمدن همه ويژگيهايي است كه سازمان را در موقعيتي قرارمي دهد كه با مصونيت به عمل و نيز عكس العمل هرچه سريعتري نسبت به تحولات بازار رقابتي بپردازد.
قابليت مانور در رابطه با ساختار و معماري اطلاعات بر روي سيستمهاي عملياتي داراي ابعادي است كه بايد به دقت تعريف و الزامات آن درنظر گرفته شود. ويژگيهاي معماري اطلاعات كه قابليت مانور را اجازه مي دهد به قرار زير است :
1 - قابليت تنظيم : توانايي اضافه و كم و تعديل كردن بخشهايي از معماري
2 - انعطاف پذيري : قابليت قبض و بسط معماري برحسب نياز
3 - اندازه پذيري : قابليت اندازه پذيري معماري برحسب ابعاد و حجم ردوبدل اطلاعات ،توانايي و حجم ذخيره سازي داده ها، تعداد كاربران همزمان ، و يا كليه كاربران
4 - توان نقل وانتقال : قابليت جابجايي نرم افزارهاي كاربردي در سرتاسر معماري
5 - ارتباط دستگاهها: توانايي اتصال گونه هاي وسيعي از دستگاهها با تنوعي ازواسطهاي انساني "ازقبيل اشكال ،تصاوير، كاراكترها، واقعيت مجازي و غيره " به معماري
6 - دسترسي به داده ها: توانايي دسترسي به داده ها از درون و بيرون شبكه
7 - همكاري : توانايي همكاري ميان پردازنده هاي كاملا ناهمگن
8 - سازگاري : سادگي تغيير معماري
9 - استانداردها و بازبودن : سازگاري معماري موجود با استانداردهاي باز كه بسياري ازويژگيهاي فوق را امكان پذير مي سازد.
شك وترديد ششم
سوال اين است كه يك مديرمياني كه وظيفه اجرا و استقرار يك پروژه سيستمهاي اطلاعاتي را به عهده دارد، چگونه اين مديريت را انجام دهد؟ يا به عبارتي چگونه مطمئن شويم كه يك پروژه IT به خطا نخواهدرفت ؟
تجربه گوياي اين است كه : اگر شكست در اجراي پروژه را به عنوان تاخير، كسربودجه ، و يا برآورده نكردن نيازهاي كاربران قلمداد كنيم ، بيش از %88 از پروژه هاي سيستمهاي اطلاعاتي با شكست روبرو شده اند. پروژه هاي مختلف به دلايل زير شكست مي خورند:
1 - تحليل غيرصحيح نيازها
2 - طراحي غيرصحيح سيستم "ازجنبه فيزيكي و منطقي "
3 - اجراي ناصحيح "ازجنبه برنامه نويسي ، آزمون ، آموزش ، نصب ، تبديل "
4 - مقاومت دربرابر تغيير
بخاطر مشكلات فوق ، لازم است اصولي جهت كنترل مخاطرات پروژه هاي سيستم اطلاعاتي رعايت شود كه اهم آنها به قرار زير است :
1 - اصل تقسيم كار به منظور روشن شدن اجزاء آن و فائق آمدن بر پيچيدگيها.
2 - اصل آگاهي كارفرما از آنچه كه در پايان هر مرحله از پروژه بايد تحويل بگيرد "چه گزارشها و چه مواردي بايد تحويل و ارائه شود".
3 - اصل عدم اعتماد مطلق به متخصصين ، بلكه در هر مرحله بايد كل كار انجام شده مورد بازبيني قرار گيرد و مثلا هر هفته بايد گزارش پيشرفت كار ارائه شود.
4 - اصل خرج نكردن پول خوب به دنبال كار بدي كه براي آن خرج گزافي شده است . هرقرارداد چندين مرحله دارد كه هر مرحله را بايد عوايد حاصل از آن را سنجيد و پيش رفت .
5 - اصل عامل انساني هر پروژه ، نهايتا سيستمي را تحويل كارفرما مي دهد كه براي انسانها به كار مي رود. لذا بايد اصل را بر استفاده راحت از سيستم به جاي آرايش كردن آن قرارداد و از هزينه ها و گرفتاريهاي طولاني جهت لعاب دادن و سنگين كردن آن جلوگيري كرد.
درنهايت بايد سيستم يا نرم افزاري تحويل داد كه به كاربران آن انگيزه لازم را بدهد تابا آن كاركنند. يك سيستم درصورتي با كيفيت بالا تلقي مي شود كه داراي شرايط زيرباشد:
1 - قابل فهم و به كارگيري باشد.
2 - قابل تغيير و تعديل باشد.
3 - قابل آزمون باشد.
4 - مطابق با استانداردهاي مشخص طراحي نرم افزار باشد.
5 - مستندسازي دقيق در آن رعايت شده باشد.
6 - از اصول برنامه نويسي بدون برنامه نويسي كه مبتني بر تكنولوژي برنامه نويسي شي ءگراست براي حداكثر استفاده از بسته هاي نرم افزاري آماده پيروي كند.
ماخذ: IT DILEMMAS
FOR TODAYS MANAGER
1999, MOHAMMAD DADASHZADEH PHD.
