| نقش مديريت در تخلفات اداري كاركنان |
| دكتر ايرج سلطاني |
|
يكي از عوامل سازماني موثر در تخلفات اداري، فرآيند مديريت در كل سازمان است. تقسيم كار ناعادلانه منشأ تخلفات اداري در سازمانهاست. مديران با بهكارگيري درست فرآيند تفويض اختيار ميتوانند از بخشي از تخلفات سازماني جلوگيري كنند. چنانچه كاركنان احساس بيعدالتي و تبعيض كنند با كمكاري، نقض مقررات و بيتفاوتي از خود واكنش نشان ميدهند. |
| اگر كاركنان دريابند كه با اجراي صحيح مقررات حق به حقدار ميرسد در آن صورت سطح بهرهوري بالا خواهد رفت و ميزان تخلف بهشدت كاهش مييابد. |
|
چكيده كاركناني كه بتوانند توانمنديهاي خود را در اختيار اهداف سازمان قرار دهند، محوريترين سرمايه پايدار سازمانها محسوب ميشوند. يكي از عواملي كه توسعهيافتگي انسانهاي سازماني را تحت تاثير قرار ميدهد، وجود تخلفات اداري است كه بهنحوي بين فرد و سازمان ايجاد مشكل ميكند. در اين بين عوامل متعدد پنهان و آشكار، درون سازماني و برون سازماني در شكلگيري نطفه تخلفات موثرند. يكي از عوامل سازماني موثر در تخلفات، فرآيند مديريت در كل سازمان است كه ميتواند در ريشهكني تخلفات نقش موثري داشته باشد. براين اساس باتوجه به نقش و اهميت فرآيند مديريت در تخلفات در اين مقاله سعي بر آن است كه نقش مديريت در بروز تخلفات كه مستند به تجارب نگارنده است تبيين شود. سازوكارهاي مديريتي موثر در تخلفات كاركنان 1 - سادهانگاري مشكلات كاركنان: مديريت بر يك مجموعه انساني يعني اينكه توجه به مشكلات و نقاط برجسته كاركنان است. برداشت مديريتي در موسسات صنعتي غالباً بدين طريق است كه از نقاط برجسته و توانمنديهاي كاركنان استفاده و كيفيتهاي مطلوب كاركنان، بهشكل منطقي در اختيار اهداف سازمان قرار داده ميشود. ولي زماني كه در كنار كيفيتهاي مطلوب، كاركنان دچار مشكل ميگردند، مديريت صحيحي براين مشكلات اعمال نميشود. كاركنان داراي مشكلات شخصي، سازماني و خانوادگي متعددي هستند و عدم توجه به آنها ميتواند بذر تخلفات را در سازمان بكارد. فردي كه مشكلاتش در حد مقدورات حل وفصل نگردد، بخشي از انرژي خود را به حل مشكل خود اختصاص ميدهد و اين امر باعث ميگردد كه كار سازمان را بهخوبي انجام ندهد، كمكاري و يا سهلانگاري كند، در نتيجه زمينه تخلف در او شكل ميگيرد. بنابراين، در اين بخش، مديريت ميتواند حتي با همدردي با كاركنان از تخلفات آنها جلوگيري كند. 2 - تقسيم كار ناعادلانه: تقسيم كار يكي از سازوكارهايي است كه مديريت بدان وسيله ميتواند كار واحد و يا سازمان خود را بهنحو مطلوبي در بين كاركنان سرشكن سازد. در سازمانها اگر از اين سازوكار درست استفاده نشود هم كارهاي سازمان انجام نخواهد گرفت و هم نارضايتي كاركنان بهبروز تخلف منجر خواهد شد. چرا كه در تقسيم كار ناعادلانه به عدهاي كارهاي زيادي ارجاع ميشود و عدهاي ديگر از زير كار فرار ميكنند و اين مسئله زمينههاي تخلف را در كاركنان ايجاد ميكند. بنابراين، مديريت ميتواند باآگاهي از مباني تقسيم كار از اين سازوكار در راستاي سازندگي سازمان و بالندگي كار خود بهره گيرد. يكي از مهارتهاي مهم و حياتي مديران براي بالندگي، تشخيص تقسيم متوازن اطلاعات است بهمنظور تقسيم مسئوليتپذيري. تمام كاركنان بايد به اين موضوع اشراف داشته باشند كه كار آنها در كمك به تصوير بزرگ، يعني كار سازمان در كل تا چه حد كمك ميكند. انجام اين كار فقط منوط است به اينكه كاركنان را كاملاً از امور آگاه ساخت(1) و بعد بر آن مبنا كارها را تقسيم كرد: 3 - عدم استفاده از سازوكار ارزيابي عملكرد كاركنان: اينكه در سازماني گفته ميشود دوغ و دوشاب فرقي ندارد. بهعنوان يك واقعيت تلخ سازماني نياز به توجه و كالبدشكافي جدي دارد. درصدي از ريشههاي تخلف كاركنان ناشي از اين است كه مديريت سازمان، سازوكاري براي توجه به افراد برجسته ندارد و يا به آن بيتوجه است. ارزيابي عملكرد، فرآيندي است رسمي كه كارگر را از بازخورد شخصيتي نتايج مثبت يا منفي عملكرد شغلي خود آگاه ميكند.(2) و موجب ميگردد كه فرد نقاط ضعف خود را رفع كند. بهطور كلي عدم استفاده مديريت از ارزيابي عملكرد كاركنان بهطرق زير به تقويت زمينههاي تخلف كاركنان كمك ميكند: O انگيزه كار و تلاش در فرد ضعيف ميگردد؛ O احساس بيعدالتي در كاركنان شكل ميگيرد؛ O افراد به نقاط قوت و ضعف خودشان واقف نميگردند؛ O كاركنان هيچگونه تلاشي براي بالندگي خود نميكنند؛ O معيار كار درست و غيردرست براي كاركنان مشخص نيست. 4 - تفويض اختيار ناآگاهانه و ناقص: تفويض اختيار عبارتست از اين كه مدير قسمتي از اختيارات خود را به مرئوسان انتقال دهد. تفويض اختيار همانند ساير مولفههاي مديريت فرايندي است كه داراي مراحلي بوده و روشهاي خاص خود را دارد و بهصورت قطعي نيست كه در يك زمان در سازمان انجام گرفته و تمام شود. تفويض اختيار داراي فراز و نشيبهاي فراواني است، گاهياوقات شدت مييابد و گاهي اوقات كمرنگ ميشود. درهرحال امري است كه دائماً درحال شكلگيري و تكامل است.(3) مراحل و فراگرد تفويض اختيار را ميتوان به شرح زير بيان كرد (شكل 1). شكل 1 - مراحل تفويض اختيار  باتوجه به فرايند مذكور مديريت بهجاي اينكه از سازوكار مذكور در راستاي پرورش و بالندگي كاركنان و سازمان بهرهگيرد به لحاظ ناآگاهي، نتايج نامطلوبي عايد افراد و سازمان ميكند. بدينمعني كه در مراحل مختلف تفويض اختيار زمينههاي بروز تخلف بهوجود ميآيد. در مرحله واگذاري وظايف، مدير سازمان بايستي برمبناي اصول تفويض اختيار وظايف و مسئوليتها را مقولهبندي و اولويتبندي سازد و با يك نظاممندي خاص بعضي از آنها را واگذار كند. تجربه نگارنده بيانگر اين است كه در اين مرحله بعضاً مديران از نظاممندي خاص بهره نگرفته و وظايفي را تفويض ميكنند كه انجام آن از عهده زيردست خارج است و درنتيجه فرد ناخواسته به عدم كارايي، سهلانگاري و عدم انجام درست كارها كشانده ميشود. در مرحله اعطاي اجازه و حق تصميمگيري هم مديران اجازه و حق تصميمگيري متناسب با وظايف محول شده به كاركنان نميدهند كه اين امر موجب بروز عدم تعادل شده و فرد متوسل به شيوههاي غيررسمي براي انجام كار شده كه در شيوههاي غيررسمي زمينههاي كشاندهشدن فرد به تخلف وجود دارد. از طرف ديگر بسيار هم مهم است در مرحله آخر تفويض اختيار، معيارهاي مشخص و معيني براي حسن انجام كار كارمند و يا زيردست تعيين نميشود و بعضاً پس از تفويض اختيار بهجاي كنترل و راهنمايي فرد رها ميشود و پس از مدتي فرد رها شده از مسير اصلي كاري منحرف كه اين امر نيز زمينههاي بروز تخلف را تقويت ميكند. بنابراين، مديران با بهكارگيري درست فرآيند تفويض اختيار ميتوانند از بخشي از تخلفات سازماني جلوگيري كنند. 5 - اعمال تبعيض در اجراي مقررات و ضوابط: ضوابط و مقررات سازمان براي ايجاد نظم و همنواكردن عمليات سازمان ضروري است. ولي گاهي اوقات ضوابط و مقررات منشأ بروز تخلف ميشود و آن زماني است كه ضوابط و مقررات ناقص اجرا و يا براي عدهاي اعمال و براي عدهاي ديگر ناديده گرفته شود. براين اساس قوانين و مقررات كه در سازمان و جامعه براي حل مشكلات و سالمسازي محيط تدوين ميشود اگر خوب اجرا نشود مشكلساز خواهد شد(4) و افراد را وادار به تخلف ميكند و اين موضوع بهخاطر اين است كه وقتي براي عدهاي مقررات و ضوابط درست اجرا نگرديد اين دسته افراد احساس بيعدالتي و تبعيض كرده و سعي در برقراري تعادل و جبران نارسائيها و كمتوجهي مديريت در اين زمينه ميكنند. آنها همچنين با نقض مقررات، كمكاري، تمرد، بيتفاوتي به سازمان از خود واكنش نشان ميدهند كه اين واكنشها در عرف سازمان تخلف محسوب ميگردد. بنابراين، مديران بايستي سعي كنند با اجراي صحيح ضوابط و مقررات، ريشههاي تخلف را در بين كاركنان بخشكاند. زماني كه افراد يك سازمان درعمل احساس كردند ازطريق قانون حق به حقدار ميرسد، رشك و حسد نسبت به همديگر، دشمني، تضاد منفي، عداوت و... در جامعه جاي خود را به دوستي، اخوت، همياري، نوعدوستي و... . ميدهد كه اين كيفيتها در زندگي سازماني موجب ارتقا و تقويت سطح بهرهوري سازمان ميگردد. 6 - استفاده از امكانات و موقعيتها: يكي از شيوههاي كارساز و عملي براي تغيير رفتار كاركنان اين است كه مديران بهعنوان فرهنگكاري كنند كه ديگران از آنها الگوي عملي بگيرند، در بسياري از گروهها يا سازمانها، رهبر لازم است خود نمونه بارز رفتاري باشد كه از افراد گروه انتظار ميرود. مثلاً يك رهبر مذهبي لازم است در محافل عمومي، مظهر فضايل اخلاقي باشد كه ديگران را به آن موعظه ميكند و يا يك فرمانده نظامي كه ميخواهد سپاه او با شجاعت و جسارت در جنگ پيشروي كند بايد خود نمونهاي از اين شجاعت و جسارت باشد.(5) عملكرد مديران در استفاده نامتعارف از امكانات سازماني مثل خودرو، پاداشها، امكانات رفاهي، تسهيلات و وامها و... موجب بهوجود آمدن تفكر تخلف در كاركنان ميگردد و اين بخاطر اين است كه كاركنان به مديران خود تأسي ميكنند. زماني كه يك مدير يك درجه از روال معمول انحراف پيدا كرد، زيردستان چنددرجه به خود حق انحراف ميدهند. در يك بررسي انجام شده يكي از علل مهم تخلفات كاركنان عملكرد مديران در استفاده نامتعارف از امكانات سازماني اعلام شده است(6) كه اين زنگ خطري است براي مديران تا در بهرهبرداري از امكاناتي كه جهت انجام وظايف شغلي دراختيار آنان قرار گرفته نهايت دقت و سعي را بكنند و كنترلها را دروني سازند. بر اين اساس، لازم است مديريت سازمانهاي صنعتي و توليدي بهجاي صدور بخشنامه، تدوين ضوابط مختلف كنترلي سازوكاري طراحي كند كه بدنه مديريت سازمان عملكرد خود را در بعد استفاده از امكانات، استاندارد و متعارف كند. اين بدان معني نيست كه همه كاركنان به يك اندازه از امكانات استفاده كنند بلكه منظور اين است كه در عرف و روال سازمان احساس بيعدالتي نشود. 7 - بيتوجهي به نيازهاي آموزشي كاركنان: يكي از وظايف مهم مديريت كاركنان، توجه به آموزش كاركنان درعمل و در ساختار شغل است. امروزه ديگر آموزش و پرورش كاركنان وظيفه يك واحد سازماني به نام آموزشي نيست بلكه بخش عمدهاي از آموزشهاي عملي و پرورشي كاركنان، بهعهده مديريت كاركنان است. مديري كه با عدهاي كار ميكند از نزديك با كار و تخصص، روحيات، رفتار، منش و مجموعه شخصيت كاري فرد آشنايي كافي و عميقي پيدا ميكند و بهطور واقعي ميتواند درمورد نقاط قوت و ضعف او اظهارنظر كند. تجربه نگارنده بيانگر اين است كه بخشي از ريشه تخلفات كاركنان ناشي از ناآگاهي از كار و شرح وظيفه و سياستهاي سازمان است كه در اين زمينه مجموعه مديريت بهعنوان يك فرايند پرورش اگر وقت و حوصله آموزشي كاركنان را ندارد بايستي حداقل دربرآورد و بيان نيازهاي آموزشي كاركنان مدد برساند. بهطوركلي مديريت با برآورد نيازهاي آموزشي كاركنان ميتواند تخلفات را كاهش دهد: O از آموزشهاي تكراري جلوگيري و خستگي به نشاط تبديل ميشود؛ O آموزش واقعي و جهتدار شده و نقاط كور كار فرد برطرف ميگردد؛ O فرد پي به اشتباهات خود برده و از اين بابت اصلاح ميگردد؛ O استانداردهاي آموزشي اصلاح و درنتيجه توان بلااستفاده فرد بهكارهاي جديد مشغول ميشود؛ O بهانه «ندانستن» براي انجام تخلف از كاركنان گرفته ميشود. 8 - نظارت سيلابي: اينكه مديريت كاركنان خود را چگونه تحت نظارت و كنترل قرار دهد، نيازمند روش و سازوكارهاي مطلوب است. معمولاً مديران از مؤلفههاي مديريتي بهصورت فرايندي و متعادل بهره نميگيرند. نظارت و كنترل بهعنوان يكي از عوامل بازدارنده از انحرافات كاري و سازماني و رشددهنده توانمنديها و فرايندهاي مطلوب، ابزار بسيار مناسبي است كه مديران ميتوانند از آن براي جلوگيري از تخلفات استفاده كنند. زماني كه كاركنان يك واحد و يا سازمان به صورت متعادل تحت كنترل و راهنمايي مديران خود قرار گيرند گرايشها و تمايل به تخلفات در آن شكل نميگيرد و از اين بابت فرد با سلامت كار ميكند. تجربه نگارنده بيانگر اين است كه مديران با كنترلهاي سيلابي خود زمينه را براي تخلف كاركنان فراهم ميسازند. يعني در يك مقطع زماني شديداً كنترل و بازرسي اعمال ميشود و بعد فراموش ميگردد و كاركنان نيز با اين ريسك خوميگيرند. در يك مقطع زماني كوتاه كه كنترل ميشوند متعارف و خوب كار كنند و مدت زماني طولاني را دست به تخلف نميزنند. نظارت و كنترل زماني ميتواند بهعنوان يك سازوكار مديريتي ثمربخش باشد كه در طول زمان كاري اعمال شود. رهرو آن نيست كه گه آهسته و گه تند رود رهرو آن است كه آهسته و پيوسته رود يعني نظارتهاي سيلابي تبديل به نظارتهاي ملايم و دائمي شود تا از تخلفهاي ريز كاركنان جلوگيري و كاركنان قبل از آلوده شدن نجات يابند. نتيجهگيري تخلفات كاركنان بهعنوان انحراف از استانداردهاي كاري و سازماني امري است كه بهرهوري سازماني را به شدت تحت تاثير قرار ميدهد. بنابراين، شناسايي علل و عوامل شكلدهنده آن از اهميت خاصي برخوردار است و قبل از برخوردهاي تحكمي بايستي ريشهها را شناسايي كرد. يكي از عوامل موثر درتخلفات كاركنان فرايند مديريت است كه ميتواند در ريشهكني و يا تشديد تخلفات ايفاي نقش كند. در مقاله حاضر نقش فرايند مديريت در بروز تخلفات كاركنان در ابعاد مختلف تبيين گرديده است اميد است درعمل مورداستفاده قرار گيردO. منابع و مأخذ: 1 - منوچهر حاضر، مديريت و مهارت افزايي، مجله مديريت دولتي شماره 44، تابستان 1378، ص 21 2 - مارك ج، سينجر، مديريت منابع انساني، ترجمه فريده آل آقا، مركز آموزش مديريت دولتي، ص 1378، ص 304 3 - ايرج سلطاني، نقش تفويض اختيار در توسعه منابع انساني، مجله تحول اداري، شماره 16، ص 32 4 - ايرج سلطاني، پيامدهاي برخاسته از تخلفات اداري در سازمانهاي صنعتي و توليدي، مجله تدبير، شماره 99، دي 78، ص 31 5 - عبدا... جاسبي، اصول و مباني مديريت، انتشارات دانشگاه آزاد اسلامي، 1370، ص 240 6 - سخنراني آقاي ناصري دبير هيئت عالي نظارت رسيدگي به تخلفات اداري در جلسه گردهمايي، اعضاي هيئتهاي بدوي و تجديدنظر رسيدگي به تخلفات اداري وزارت معادن و فلزات خرداد 79 O دكتر ايرج سلطاني: مدرس دانشگاه و رئيس امور كاركنان شركت فولاد مباركه |
 |
| در اين شماره مى خوانيد: |
| سر مقاله |
| پارادوكس توسعه |
| ميز گرد |
| سياستهاي اشتغال دولت دربوته نقد |
| مقالات |
|
ارتباط فرهنگ ملي بافرهنگ سازماني سيستم هاي اطلاعات منابع انساني راههاي افزايش كارآيي مديريت زيبا سرعت بخشي به برنامه هاي بهبود سازمان نقش مديريت درتخلفات اداري كاركنان چهارده اصل مديريتي دمينگ اقتصادمهندسي باتاكيدبرمديريت پروژه ها سازمانهاي مجازي سبكهاي مديريتي درسازمانهاي تحقيق وتوسعه ماهيت درحال تغييرحسابداري مديريت |
| گزارش ويژه |
| مديريت زنان “گذاري دشوار |
| گزارشهاى داخلى |
|
رابطه مهندسي ارزش وكيفيت پروژه رويكردهاي گوناگون استراتژي برنامه ريزي منابع انساني |
| كوتاه و خواندنى |
|
كارلوس گاسن عامل تحول درنيسان تاثيرتجارت الكترونيك برمديريت توليد محيط كارمطلوب صادرات گام اول جهاني شدن |
| گزارش شبكه |
| شهراينترنتي دبي |
|
روى خط اينترنت |
| نگاهى به يك كتاب |
| معرفى كتاب |
| روي جلد |