| گروه افزارGROUPWARE |
| احمد تابنده |
|
گروه افزار عبارت است از هرگونه نرمافزاري كه براي تبادلات و ارتباطات گروهي طراحي شده است. در اين مقاله به كلياتي درباره گروه افزار، همكاري به كمك كامپيوترCSCW) )، طراحي جمعي، و غيره ميپردازيم. تكنولوژي گروه افزار را ميتوان جهت ارتباطات، همكاري، هماهنگي، حل مسايل، رقابت، يا مذاكره به كار برد. اين واژه به دستهاي از تكنولوژيها اطلاق ميشود كه تكيه اصلي آنها بر شبكههاي نوين كامپيوتري از قبيل پست الكترونيك، ويدئو كنفرانس، ويديوفون (تلفن ويديويي)،CHAT و غيره است. تكنولوژيهاي گروه افزار در دو بعد طبقهبندي ميشوند: 1 - كاربران گروه افزار به طور همزمان با هم كار ميكنند (گروه افزار «زمان واقعي»، يا (SYNCHRONOUS يا زمانهاي متفاوت ASYNCHRONOUS)) 2 - كاربران گروه افزار در يك محيط (فضاي فيزيكي) كار ميكنند (هم فضا، يا «رو در رو») يا در مكانهاي متفاوت (فضاي متفاوت، يا (NON-COLOCATED.  همكاري به كمك كامپيوتر(CSCW) چيست؟ COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK به بررسي طراحي، اتخاذ و به كارگيري گروه افزار ميپردازد. اين رشته عليرغم نامش به «كار» يا «همكاري» محدود نميشود، بلكه مواردي از قبيل رقابت، اجتماعيسازي، و بازي را نيز دربرميگيرد. اين رشته، موردتوجه طراحان نرمافزار و متخصصين رفتار سازماني و اجتماعي و شامل كساني است كه در زمينههاي تجارت و كسب و كار، متخصصين كامپيوتر، روانشناسان سازماني، متخصصين ارتباطات، مردم شناسان و غيره كار ميكنند. طراحي گروه افزار مستلزم شناخت گروهها و چگونگي رفتار انسانها در گروههاست. درعين حال لازم است دانش مناسبي نيز در باب تكنولوژي شبكه و طريقه تاثيرگذاري تكنولوژي مزبور بر كاربران (مثلاً تاخير در همزمان سازي ديدگاهها) است. در اين ميان، بسياري از جنبههاي ماهيت گروهها بايد مدنظر باشد. به عنوان مثال نه فقط گروههاي ميليوني از گروههاي پنج نفري به صورت متفاوتي عمل ميكنند. بلكه پارامترهاي عملكردي تكنولوژيهايي كه گروههاي متفاوت را پشتيباني ميكنند نيز متفاوت است. سادگي و راحتي استفاده براي گروه افزار بايد از سيستمهاي تك كاربر بيشتر باشد زيرا سرعت استفاده از يك نرم افزار كاربردي غالباً از سرعت مذاكره پيروي ميكند. درهمين حال، مدت عكسالعمل و قابليت اطمينان سيستم از اهميت بيشتري برخوردار است. طراحان اين گونه نرمافزارها بايد درمورد ميزان همگن بودن كاربران، نقشهاي احتمالي كه افراد در كارهاي گروهي بازي ميكنند، چه كساني تصميمگيرنده كليدي هستند، و چه چيزهايي بر آنها تاثير ميگذارد، آگاه باشند. چرا گروه افزار اهميت دارد؟ گروه افزار در مقابل سيستمهاي تك كاربري داراي مزيتهاي عمدهاي است كه برخي از دلايل اينكه مردم خواستار آنها هستند به قرار زير است: 1 - تسهيل ارتباطات: سريعتر، روشنتر، و انگيزانندهتر بودن آنها 2 - ايجاد امكان ارتباطات در جايي كه از آن ناگزيريم. 3 - ايجاد امكان كار در فضاي مجازي TELECOMMUTING. 4 - كاهش هزينه مسافرت و حمل ونقل 5 - كنار هم قرار دادن نظرگاهها و تخصصهاي گوناگون 6 - ايجاد گروههاي با منافع مشترك، و درصورت امكان رو در رو قرار دادن تعداد كثيري از مردم 7 - صرفهجويي در زمان و هزينه در هماهنگ كردن كارگروهي 8 - تسهيل و اجراي حل مسايل به صورت گروهي 9 - امكانپذير ساختن شيوهها و سطوح جديد ارتباطات ازقبيل تبادلات ناشناس يا تعاملات ساختاريافته. نرمافزارهاي كاربردي گروه افزار امروزه هنوز از ارائه يك سيستم گروهافزار كاملاً جامع كه همه انواع ارتباطات را دربر گيرد فاصله داريم و شايد هيچگاه بدانجا نيز نرسيم زيرا هم روندهاي ارتباطات اجتماعي و هم تكنولوژيهاي دخيل در اين امر درحال توسعه دايمي هستند. برخي از مهمترين و معروفترين سيستمهاي گروه افزار به قرار زير است: 1 - پست الكترونيك 2 - گروههاي خبري و فهرستهاي پستي (MAILING LISTS) كه براي پيامرساني ميان گروههاي بزرگ كه علاقمند به يك يا چند موضوع مشخص هستند به كار ميرود. 3 - سيستمهاي جريان كار (WORKFLOW) - اين سيستمها تبادل اسناد و مدارك و فايلها را در يك سازمان ازطريق يك فرايند تقريباً ثابت ممكن ميسازد. يك مثال ساده، عبارت است از يك صورت هزينه است: به عنوان مثال يكي از كاركنان سازمان يك صورت هزينه را پر ميكند و ارسال ميدارد. يك كپي از آن حفظ ميشود و اصل آن براي مدير مربوطه جهت تاييد ارسال ميشود، مدير آن را از شبكه كامپيوتري دريافت داشته، تائيد ميكند و براي پرداخت ارسال ميدارد تا در حساب گروه ارسال كننده منظور شود. از آنجا به مديريت حسابداري جهت پرداخت فرستاده ميشود. سيستمهاي جريان كار (گردش كار) بايد حاوي جوانبي از قبيل گردش عمليات، توسعه فرمها، و پشتيباني براي نقشها و مزيتهاي تعريف شده باشد (چه كسي به چه چيزي در چه سطحي از اطلاعات دسترسي داشته باشد). 4 - ابر متنHYPERTEXT كه امروز به صورت صفحات اينترنتي در دسترس است و داراي اتصالات ميان صفحات و متون مختلف است. 5 - تقويمهاي گروهيGROUP CALENDARS اين سيستمها داراي امكان برنامهريزي زماني، مديريت پروژه، و هماهنگي ميان افراد و غيره است. اين نرمافزارها مشخص ميكند چه موقع جلسات بايد تشكيل شوند، چه برخوردهايي ميان زمانبنديها وجود دارد، افراد در زمانهاي تعيين شده در چه محلي در سازمان قرار دارند. 6 - سيستمهاي همكاري در نوشتار COLLABORATIVE WRITING) SYSTEMS) برخي از اين سيستمها، به صورت همزمان (زمان واقعي)، و برخي غيرهمزمانند. واژهپردازها ممكن است امكان غيرهمزمان را ازطريق نشان دادن نويسنده متن، و نيز اجازه دادن به كاربران درمورد ايجاد تغييرات و اضافات به فايلها و اسناد را فراهم كنند. درصورت وجود قابليت كار همزمان، تهيهكنندگان مقالات ميتوانند تغييراتي كه هركدام بر روي مطالب ايجاد كردهاند را درهمان زمان ايجاد تغييرات ببينند، و معمولاً نيازمند يك امكان ارتباطي اضافي از قبيل تلفن ويديويي يا CHAT براي تهيهكنندگان مقالات است تا تغييرات را به صورت هماهنگ اعمال كنند. 7 - گروه افزارهاي همزمان يا گروه افزارهاي زمان واقعي شامل مواردي به قرار زير ميشود: الف - وايت بوردهاي مشترك ب - ارتباطات ويديوئي (ويدئو كنفرانس) ج - سيستمهاي پشتيباني تصميمگيريO (DSS) براي دريافت اطلاعات دقيقتر و كاملتر به سايت زير كه داراي اطلاعات جامعي درمورد نرمافزارها، گروههاي خبري، سايتهاي گوناگون، و مقالات متنوعي است مراجعه شود. groupware/www.usabilityfirst.com |
