| طرح ايجاد فضاي باز در سازمانها |
| هژير حومئي |
|
طرح فضاي باز در سازمانها بر نظارت و كنترل كاركنان تاثير مثبت ميگذارد و همين امر موجب ميشود انگيزه، رضايت و كارايي كارمندان قرباني شود. امروزه طرح فضاي باز در سازمانها عليرغم مخالفت كاركنان بهاجرا درميآيد. ازنظر سرپرستان، سروصداهاي ناهنجار و فقدان آسايش از نكات منفي طرح ايجاد فضاي باز در سازمانهاست. طبق تحقيق حاضر يك سوم از مديران و نيمي از كاركنان معتقدند كه كاركنان در محيطهاي باز بهرهوري كمتري دارند. مطالعات نشان ميدهد كه كاركنان بيشتر از اينكه از كاركردن در محيطهاي باز لذت ببرند، از آن بيزارند. بسياري از سازمانها، ايجاد فضاي باز را وسيلهاي براي نظارت دائمي كاركنان و راهي براي گسترش ارتباطات، كارگروهي و بهرهوري ميدانند. چكيده بسياري از سازمانها ايجاد فضاي باز در دفاتر را وسيلهاي براي نظارت دائمي كاركنان و راهي براي گسترش ارتباطات، كارگروهي و بهرهوري ميدانند. اگرچه دلايل مديريتي معتبر بهنظر ميرسد (گرچه بسياي از تخمينهاي ارائه شده اثبات نشدهاند) اما تعداد زيادي از نويسندگان و محققان دريافتند كه برخي از مزيتهاي ارائه شده بيشتر فرضيه هستند و نيازهاي الزامي كاركنان هرگز موردبررسي قرار نگرفته است. هدف اين پژوهش، مشخص كردن دليل براي ادامه استفاده از فضاي باز در تمام بخشهاي يك شركت خاص و كشف عكسالعملهاي كارمنداني است كه ملزم بودند در اينگونه محيطها كار كنند. به همين منظور بخشي از اين شركت با حدود 100 پرسنل با اين تحقيق موافقت كردند و 31 تن از موافقان (6 مدير و 25 كارمند) مصاحبه شدند. درنهايت نتايج، اين فرضيه را تاكيد ميكنند كه در اين بخش، نتيجه و كار موثر كارمندان اساساً منفي بوده و همچنين كارايي و تمركز بهخاطر سروصدا، هرج و مرج زياد بهطور محسوسي كاهش يافته درحالي كه هميشه شعارشان پيشرفت ارتباطات و فعاليتها بوده است. مديران و كارمندان درباره فقدان آسايش، اثرات منفي صدا، ازدحام، تحت نظارت بودن دائم كارمندان نگران هستند. طرح فضاي باز، بر نظارت و كنترل كاركنان تاثير مثبت ميگذارد. همين امر سبب ميگردد انگيزه، رضايت و كارايي كارمندان با وجود دلايل كافي و منطقي قرباني شود. در اين مطالعه به بهرهوري اهميت خاصي داده شده است، و نتايج بهدست آمده نشان ميدهد حدود يك سوم مديران و يك دوم كارمندان معتقدند كه در اين بخش بهرهوري كاهش يافته است. گفتني است، متاسفانه دلايل و تاثيرات بهرهوري پايين، در بيشتر مواقع موردبررسي قرار نميگيرد و اگر اين كار صورت ميگرفت، در زمينه مالي، مقادير هنگفتي از نظارت دائمي بر كاركنان، قابل برگشت ميگرديد. تاريخچه استدلال مديران مفهوم لغوي اين سازمانها در دهه 1960 طرزتفكري جديد و مستقل را پديد آورد. «بالدري» در سال 1960 خاطرنشان ميسازد كه عمل متقابل عمدهاي بين ساختارهاي اجتماعي و معماري وجود دارد. اين موضوع به عنوان طرحي نوآور است كه به كاهش هزينههاي ساختمانها نسبت به ادارات قديمي، و افزايش نظارت، كارگروهي و ارتباطات منجر ميشود. (نپ و هال: 1992) تحقيقات ليمن(LEAMAN) در سال 1992 اين نتيجه را بهدست ميدهد كه هزينهها در اين ساختمانها صرفهجويي ميشوند ولي تاكيد بيشتر آنها بر روي پيشرفت ارتباطات است. نويسندگان و محققان ديگر بر اين نظريه معتقدند كه حداقل قسمتي از اين منافع و سودها با آنچه حقيقت دارد برابر نيست درحالي كه تنها دليل واقعي براي ايجاد اين سازمانها فقط منافع اقتصادي است و اصلاً به احتياجات كاركنان توجه نميشود. پلگرين - جنل در سال 1996 اظهار داشت وقتي كارخانهها با دلايل علمي و منطقي پيش ميروند آنها اين كار را براي رسيدن به منافع اقتصادي خود انجام ميدهند. ريد (REED) در سال 1998 تاكيد ميكند كه سايت هواپيمايي انگليس به سوي يك موقعيت پيچيده جديد پيش ميرود كه بهطور تخميني به خاطر ايجاد فضاي باز 15 ميليون پوند هزينه صرفهجويي كرده است. در پاسخ به اين سوال كه چگونه اين مبلغ صرفهجويي شده است گفته ميشود كه در محيطهاي متمدن و با سطح زندگي بالا اين كار امكانپذير است. همينطور فيليپ زاك، جردن و استمپ در سال 1997 به اين نتيجه رسيدهاند كه بهطور تخميني با تغيير سازمانهاي قديمي شيكاگو به فضاي باز حدود يك ميليون دلار صرفهجويي خواهدشد درحالي كه سطح توليدات نيز بالا بماند. هانيك من (HONIKMAN) در سال 1975 خاطرنشان ميسازد كه با مطالعهاي بر واكنشهاي كارمندان در اين سازمانها به اين مطلب دست يافته است كه تمركززدايي بهطور جدي به فقدان انگيزههاي دروني مربوط ميشود. او بر اين نكته تاكيد دارد كه كاهش سروصدا در اين محيطها ممكن است به كارايي و رضايت بالا منجر شود و اين درحالي است كه استرسها و كشمكشها در محيطهاي كاري كاهش يابد. بريل(BRILL) در سال 1984 يادآور ميسازد كه مطالعات و بررسيها روي اين سازمانها عمدتاً سروصدا و ازدحام را بهعنوان يك مشكل اساسي مطرح ميكند. برخي از كارگران اين سازمانها شديداً از اين ازدحام و مشكلاتي كه فراهم ميسازد شكايت دارند. مطالعات مورلند در سال 1988 بر اين نكته استوار است كه در مدت 12 ساعت كار روزانه بهطور متوسط 45 دسيبل(DB) صدا توليد ميشود كه به حداقل 39 و حداكثر 62 دسيبل نيز ميرسد. تحقيقي كه توسط اولدهام در سال 1988 انجام شده تاثيرات جابجايي از سازمانهاي قديمي به سازمانهاي فضاي باز را بررسي ميكند. با بررسيهاي بيشتر، اولدهام خاطرنشان ميسازد كه مشكلات جدي و مهمي در اين سازمانها وجود دارد. براي مثال، كارمندان و كارگران براي تمركز در كارهايشان دچار مشكل ميشوند. اولدهام و برس در سال 1979 مطالعهاي درمورد كارمنداني داشتهاند كه از سازمانهاي قديمي به اين سازمانها انتقال يافتهاند و نتايج نشان ميدهد كه رضايت كارمندان و انگيزههاي دروني بهطور قابل ملاحظهاي كاهش يافته است و همه آنها از تمركززدايي درحين كار شكايت دارند. ليبر (LIEBER) در سال 1996 استدلال ميكند كه تمركززدايي زماني ايجاد ميشود كه وقتي كسي از كنار شما رد ميشود شما به او نگاه كنيد و او نيز به شما نگاه كند و اين باعث ميشود كه تمركز كاري از بين برود. ايدل من(EDELMAN) در سال 1997 ميگويد: درواقع اكثر سازمانها مستقل بودن را ترجيح ميدهند. وبريل در سال 1984 ميگويد: يك موسسه بايد از آسايش و بهرهوري بالا حمايت كند. عليرغم شواهد موجود در مطالعات و نكاتي كه نويسندگان مطرح كردهاند اين سازمانها ترجيحاً به منافع مالي و پولي اهميت ميدهند تا مسائل ديگر. كارمندان و كارگران فقط براي امرار معاش در اين سازمانها كار ميكنند. ولي كارفرمايان آنها معتقدند كه آنها در اين سازمانها بهخوبي ديگر سازمانها كار ميكنند. هانيكمن در سال 1975 مينويسد: وقتي از كارمندان اين سازمانها درمورد امكانات و تسهيلاتشان سوال ميشود آنها جوابي براي گفتن ندارند. بنابراين، كيموال در سال 1992 تاكيد ميكند كه محيط كاري بايد مايحتاج كارمندان را فراهم سازد تا آنها بتوانند بهطور مداوم در آنجا كار كنند. امروزه سازمانهاي طرح فضاي باز عليرغم مخالفتهاي زياد كاركنان ايجاد ميشوند. براي مثال طبق بررسي كه الايد (ALLIED) انجام داده است تمام شركتهاي مهم طي سالهاي 1996 تا 1998 در سيدني هميشه به دنبال اين سازمانها بودهاند. و همانطور كه موسسه مالي استراليا گزارش ميدهد يكي از فعاليتهاي اندرسون مدير ارشد شركت اپتوس، برانداختن استراتژي اينگونه سازمانها است. كه امروزه اين تحقيقات در بسياري موارد موردانتقاد قرار گرفتهاند و هيچ نوع تحقيقي اين موضوع را دنبال نميكند كه چرا مديران هنوز رغبت به ايجاد اين سازمانها را دارند. و اصلاً به احتياجات كاركنان توجهي ندارند. اما درهمين راستا براي كنترل و نظارت دائمي كاركنان تصميم گرفته شد طرح فضاي باز در اين شركت خاص مورد استفاده قرار گيرد ولي باتوجه به پراكندگي نظرات محققان مقرر گرديد اين طرح در يك بخش از شركت بهطور آزمايشي اجرا گردد و اهداف زير موردبررسي قرار گيرد. اهداف اين پژوهش: 1 - يافتن دلايل مستدل و منطقي براي ادامه استفاده از اين طرح در بخشهاي ديگر شركت؛ 2 - يافتن عكسالعملهاي كاركنان در كاركردن در اين بخش. روش تحقيق در اين شركت از 12 بخش موردبررسي يكي از آنها بهخاطر تجربه و كارايي بالا بهعنوان داوطلب انتخاب شد كه عرض اين بخش 15 و طول آن 22 متر است. 10 سرپرست و 25 كارمند كه جمعاً 35 نفر ميشوند. براي تحقيق بهطور تصادفي انتخاب شدند. به كارمندان و سرپرستان اطلاعات لازم درمورد موضوع تحقيق و مسائل ديگر داده شد و به هركدام اجازه داده ميشد كه نكات مثبت و منفي طرح را در برگه ثبت شرح وقايع در طول مدت يكسال درج كنند و پس از اتمام دوره هريك از گزارشهاي تنظيم شده را متناسب با دقت و صرف وقت ارزيابي كرده و به آن پاداش اختصاص دهند. گفتني است پس از جمعآوري گزارشها، جلسه حضوري با افراد درنظر گرفته شد تا آنها از نظرات خود دفاع كنند. ويژگيهاي محيط كار نوع فعاليت: طراحي مهندسي تحصيلات كاركنان: كارشناسي (مهندسي) تعداد پرسنل: 100 نفر تعداد: سرپرستان 17 نفر زمان برچيدن ديوارها: تعطيلات نوروز. نتايج نتايج اين بررسي از دو گروه مختلف يعني: سرپرستان و كارمندان در 5 جدول ارائه شده است: گزارشهاي سرپرستان: جدول شماره 1: نكات و جوانب مثبت طرح  جدول شماره 2: نكات و جوانب منفي طرح  گزارشهاي كاركنان: جدول شماره 3: نكات و جوانب مثبت  جدول شماره 4: نكات و جوانب منفي  جدول شماره 5: مقايسه عقايد مديران و كاركنان  پاسخهاي مديران زماني كه بعضي از سرپرستان شديداً خواستار اجراي طرح باز شدند و قصد داشتند در آينده هم آن را ادامه دهند، در مقابل نيمي از آنان، مخالف اجراي طرح باز بودند. آنچه كه در گزارشهاي سرپرستان بهنظر ميرسد، اين است كه سروصداهاي ناهنجار و فقدان آسايش از نكات منفي اين طرح است و قابل توجه است كه سرپرستان به نكات منفي بيشتر از نكات مثبت نزديك هستند. حدود يك سوم از سرپرستان معتقدند كه كاركنان كاركردن در اين محيطها را دوست ندارند ولي بقيه معتقدند كه آنها اين مشكلات را تحمل ميكنند. آنها همچنين معتقدند كه بهرهوري بسيار پايين است درحالي كه آنها به سختي و به شدت كار ميكنند چون تمام مدت تحت نظر هستند. يكي از نكات مثبت شاخص براي طرح باز در شركت ايجاد ارتباطات و برخوردها بين افراد است. تقريباً تمام سرپرستان، بر اين عقيده هستند كه اين ساختمانها ارتباط بين كاركنان را تشويق و تحريك ميكند و همچنين تمامي آنها بر اين نكته منفي توافقنظر دارند كه اين ساختمانها باعث رغبت براي گپ زدن و درنتيجه باعث شلوغي و همهمه ميشود. بنابراين، اين مزيت بارز «ارتباطات» كه به سروصداي بياندازه منجر ميشود موجب شكايت كاركنان شده است. تمركززدايي بهخاطر وجود سروصدا، انگيزهكاري و همچنين كارايي را پايين ميآورد. اين نكته نيز قابل ذكر است كه در شرايط قبلي اينگونه شلوغيها كنترل ميشود و همانطور كه بهنظر ميرسد دليل منطقي و مستدل براي ايجاد اينگونه محيطها، يعني برقراري ارتباطات، به عامل تمركززدايي و به دنبال آن كاهش انگيزه و رضايت كاركنان منجر ميشود كه اين موضوع باعث عصبانيت و اعتراض آنها ميگردد. وقتي سرپرستان طبق پاسخهاي كاركنان به دنبال ويژگي مثبت براي تغييرات جديد بودند با موضوع عدم اشتياق و جديت لازم براي كار روبرو شدند كه اين خود از نكات منفي محسوب ميشود. بنابراين، درصد ويژگيهاي مثبت اين طرح تاحد بسيار زيادي پايين است و آن نيز فقط مربوط به ايجاد «جو دوستانه» و «قابليت ارتباطات بيشتر» ميشود كه اين در برابر ويژگيهاي منفي آن يعني كاهش بهرهوري، تمركز و وجود سروصدا بسيار ناچيز است. منفيترين و مضرترين ويژگي كه همان سروصدا و هرج و مرج است و منجر به پايين آمدن تمركز كاري ميشود، حدود دوسوم از كاركنان را ناراضي كرده است. درواقع تمركز و كارايي به خاطر كنترل و نظارت قرباني ميشوند كه هم كارمندان و هم سرپرستان موافق اين مسئله هستند. دركمال تعجب همانطور كه از قراين برميآيد بيشتر كارمندان معتقدند كه شرايط قديمي نيز مانند شرايط كنوني ارتباطات درحين كار را تشويق ميكنند. ضمن اينكه تمركز و نتيجتاً بهرهوري بالا را نيز حفظ ميكنند. مقايسه ضمن بررسي گزارشهاي سرپرستان و كاركنان به اين نكته بسيار مهم دست يافتم كه پاسخهاي منفي سرپرستان نسبت به كارمندان بيشتر بوده است. مخصوصاً درمورد موضوعهايي از قبيل فقدان آسايش، ازدحام زياد و... سرپرستان معتقدند كه شرايط كنوني نسبت به شرايط قديمي كارايي كمتري دارند ضمن اينكه كارمندان نيز با اين نظريه موافقند. و همچنين مديراني كه شديداً از اين طرح حمايت ميكردند درمقابل مخالفان طرح جواب قانعكننده و منطقي براي گفتن نداشتند.. ضمن اينكه ميزان آرا، مثبت از جانب كاركنان و مديران درمورد اينكه كاركنان در اينگونه ساختمانها به خوبي شرايط قديمي كار نميكنند، بيشتر از نظرهاي مخالف بود. حدود يك سوم از مديران و نيمي از كاركنان معتقدند كه كاركنان در محيطهاي باز بهرهوري كمتري دارند. اگر ميزان بهرهوري بهطور قابل ملاحظهاي پايين باشد، كه هست، ميزان هزينه بهدست آمده از كنترل و نظارت، آن زيان وارده را جبران نميكند. نتيجهگيري دركل نتيجه اين پژوهش بر اين نظر استوار است كه عليرغم اينكه اينگونه ساختمانها نظارت بر كاركنان را افزايش ميدهند ولي درعين حال تاثيرات منفي آن بر روي كار كاركنان بيشتر و قابل ملاحظهاي است ضمن اينكه در اينگونه ساختمانها تمركز در حين كار و ميزان بهرهوري بهخاطر سر و صدا و ازدحام زياد كاهش مييابد كه اين مسئله به پايين آوردن فعاليت و راندمان كار و درعين حال بالا بردن ارتباطات منجر ميشود. ضمن اينكه ارتباطات، كنترل و نظارت و كارگروهي از نكات مثبت طرح فضاي باز محسوب ميشوند ولي سرپرستان بيشتر از بابت فقدان آسايش و تاثيرات منفي سروصدا ابراز نگراني ميكنند. آنها به اين حقيقت رسيدهاند كه كاركنان بيشتر از اينكه از كاركردن در اين محيطها لذت ببرند، از آن بيزارند. و اين موضوع كه كاركنان به خاطر كنترل زياد بر روي آنها به سختي كار ميكنند دليل مكفي و منطقي براي پايين آمدن بهرهوري خواهدبود. وقتي مديران بر اين اعتقادند كه اين طرح، ارتباطات را درحين كار بالا ميبرد اين مسئله را نيز دريافتهاند كه سروصدا و ازدحام نيز تمركز و كارايي و نتيجتاً ميزان بهرهوري را كاهش ميدهد. ولي پيشبيني مديران براي آميزش ساختمانهاي محصور با ساختمانهاي فضاي باز ممكن است تاحدي اين مشكلات را حل كندO . منابع و مأخذ: - BALDRY,C, (7991) THE SOCIAL1 CONSTRUCTION OF OFFICE SPACE. INTERNATIONAL IABOUR REVIEW. - BRILL, M.(4891) USING OFFICE DESIGN2 TO IMPROVE PRODUCTIVITY. WORKPLACE DESIGN AND PRODUCTIVITY. WORKPLACE DESIGN AND PRODUCTIVITY. - CAMEVALE, D.G.(2991) PHYSICAL3 SETTINGS OF WORK PUBLIC PRODUCTIVITY MANAGEMENT REVIEW, .437-423 ,(4) 15 - EDELMAN, K.A.(7991) TAKE DOWN THE4 .39-32 ,(3)34WALLS. ACROSS THE BOARD. - FILIPCZAK, R, GORDON, J, STAMPS,5 799). THE INCREDIBLE SHRINKING1D.( .14-12 ,(8)34OFFICE TRAINING, - HNIKMAN, B.(5791) RESPONDING TO6 SOCIAL CHANGE. STROUDSBURG, PA: DOWDEN, HUTCHINSON ROSS. - KNAPP, M. HALL, J.(2991) NONVERBAL7 COMMUNICATION IN HUMAN D. ED. NEWYORK: HOLT,3INTERACTION. RINEHART WINSTON. - LEAMAN, A.(2991) OPEN-PLAN OFFICE:8 .15-10 ,(6)10KILL OR CURE? FACILITIES, - LIEBER, R.B. (6991) COOL OFFICE.9 .210-204 ,(11) 134FORTUNE 0 - MORELAND, J.(8891).AMBIENT NOISE1 MEASUREMENTS IN OPEN-PLAN OFFICE. JOURNAL OF THE ACOUSTICAL SOCIETY .1685-31683(4), PP.8OF AMERICA. 1 - OLDHAM, G.(8891). EFFECTS OF1 CHANGES IN WORKPLACE PARTITIONS SPATIAL DENSITY ON EMPLOYEES REACTIONS. JOURNAL OF APPLIED .258-3253(2),PP.7PSYCHOLOGY. (21979 - OLDHAM G. BRASS.D.(1 EMPLOYEE REACTIONS TO AN OPEN-PLAN OFFICE: OCCURRING QUASI-EXPERIMENT. ADMINISTRATIVE 4(2), PP.762-(81PP).2SCIENCE QUARTERLY. 3 - PELEGRIN-GENEL, E.(6991) THE1 OFFICE. PARIS-NEW YORK: FLAMMARION. 4 - REED, A.(8991) OFFICE WITHOUT1 WALLS. AIR TRANSPORT WORLD. .119-118,(11)35 5 - BRILL, M.MARGOLIS, S.T.KONAR, E. 1 489. USING OFFICE DESIGN TO1BOSTI. INCREASE PRODUCTIVITY. WORKPLACE DESIGN PRODUTIVITY, BUFFALO, NY. .61979 - OLDHAM, G.R. BRASS, D.J. 1 EMPLOYEE REACTION TO AN OPEN-PLAN OFFICE: A NATURALLY-OCCURRING QUASI-EXPERIMENT. ADMINISTRATIVE .284-4267, PP.2SCIENCE QUARTERLY, O هژير حومئي: عضو هيئت علمي آموزش عالي دانشگاه غيرانتفاعي شيخ بهايي |
