ارزيابي، كليد موفقيت

منبع: اينترنت مترجم: هومن خوشنويس hooman@ofogh.net

مقدمه ايجاد چارت سازماني مناسب نه تنها باعث روابط كاري صحيح خواهد شد بلكه بازخورد مناسب از نحوه انجام كار را به دنبال خواهد داشت. ارتباطات مديريتي مستلزم مشاهده سرويسهاي خدماتي، ارزيابي كاركنان و عملكرد شغلي است. مديران موفق توانايي ارزيابي كيفيت و بازخورد موثر را دارند. روشهاي صحيح طراحي و ايجــاد سيستم بــازخــورد باعث افزايش: بهره وري، حل مشكلات، كارگروهي، مهارت، اشتياق به كار و وفاداري به سازمان مي شود. ازطرفي روشهاي غلط باعث عدم اعتماد، سوءاستفاده در هنگام عدم حضور مدير، برخورد، تعــارض نــامطلوب و گردش مداوم كاركنان مي گردد. هنگام تصحيح و ارزيابي كاركنان سازمــان، مديران درصورت رعايت مسائل ذيل مي توانند موثر باشند: D راجع به چيزي كه مي خواهند بگويند و نحوه گفتن آن فكر كنن‍د‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍؛ D براي ارزيابي كاركنان جلسه خصوصي داشته باشند؛ D براي اصلاح كاركنان به رفتارهاي مشاهده شده تمركز كنند. مثلاً به جاي اينكه بگويند كارمند اخلاق خوبي ندارد، بگويند لبخند نمي زند؛ D با كاركنان روي تغييرات ضروري كار كنند. اين موضوع جستجو شود كه چه چيزي باعث ايجاد رفتار ناخوشايند گرديده و چگونه اين مشكل حل خواهدشد؛ D ارزيابيهاي دوره اي انجام دهند و به كاركنان درصورت حسن انجام كار، پاداش دهند. اگر تغييرات مرتب و به جا هستند يك ارزيابي تكميلي انجام دهند. در ذيل به مواردي جهت ايجاد صحيح سيستم ارزيابي اشاره شده است: محيط كار وظيفه شما به عنوان مدير اين است كه محيط كار مثبتي به وجود آوريد. تفكر مثبت مدير، كــارايـي و فداكاري را در بين كاركنان افزايش مي دهد. چند روش جهت تامين و تضمين رفتار مثبت در خودتان و كاركنانتان عبارت است از: ! كاركنان سازمان را از افراد مثبت انتخاب كنيد. آنهايي را استخدام كنيد كه درحين مصاحبه از خود رفتار مثبت بروز مي دهند. به ياد داشته باشيد كه: رفتار مثبت مسري است؛ ! تصوير وپوسترهاي آموزنده به نمايش بگذاريد. درضمن، جلسات خود با كاركنان را با نقل قولها و ذكر مطالب مثبت آغاز كنيد؛ ! براي ايجاد رفتارهاي مثبت، محركهاي انگيزشي به وجود آوريد. از آنها تعريف كنيد. حتي اگر شده جهت تشويق به شانه آنها بزنيد. ايشان را تشويق به انتقال تجربيات مثبتشان به ديگران كنيد و به خاطر اين انجام وظيفه، از آنها تشكر كنيد؛ ! كاركنانتان را تشويق كنيد كه تشويق نامه ها، گواهينامه ها و مدارك علمي وجايزه هاي دريافتي خود را نگهداري و در معرض نمايش قرار دهند؛ ! كتابهايي راجع به رفتار و فكر كردن مثبت تهيه و مطالعه كنيد. درسمينارهاي انگيزه ساز شركت كرده و سايرين را نيز تشويق به شركت كنيد. سبك مديريت رهبران موثر و مديران باتجربه مي دانند كه يك روش و راه كلي براي مديريت افراد وجود ندارد. مانند مشتريان، هر كارمندي متفاوت از ديگران است و به شيوه هاي متفاوت مديريت نياز داردو در بـرابر آن نيز واكنشهاي متفاوت نشان مي دهد. در اين جا چند روش مديريتي جهت نمونه وجود دارد. مديران موثر مي توانند با توجه به كاركنان خود، يكي از اين چند روش (و يا تركيبي از بين اين روشها) را انتخاب كنند: الف - مديريت مستقيم: در اين سناريو، مديريت به سازمان مي گويد كه چه كاري را چگونه، چه موقع و كجا انجام دهند و سپس مديراز نزديك بر انجام كار نظارت مي كند. سازماندهي، كنترل و نظارت براي اجراي كار كاركنان و رفتار ايشان وجود دارد. ب - مديريت حمايتي (SUPPORTIVE MANAGEMENT) : اين شيوه از مديريت مستلزم ارتباط دوطرفه بين مدير و كاركنان است. يعني در اين شيوه مدير به نظرات كاركنان گوش داده آنها را جهت دار و حمايت مي كند و ضمناً وظيفــه پشتيباني و تشويق از ايشان را به عهده مي گيرد. شيوه مديريت حمايتي شامل مراحل: گوش دادن، تشويق كردن، حمايت كردن و تصميم گيري است؛ ج - مديريت مربيگري (COACHING MANAGEMENT) : اين شيوه مستلزم يك نقش هدايتي ولي ملايم شده با شنيدن افكار و نقطه نظرات كاركنان است. د - مديريت تفويضي (DELEGATING MANAGEMENT) : در اين شيوه كاركنان مسئول وظايفي خواهندبود كه به عهده دارند. دانستن اين مطلب كه چه شيوه يا شيوه هايي به كار رود مستلزم درك شخصيت و توانائيهاي كاركنان و سختي كار درگير با آن كارمند است. اگر به كارمندي براي اولين بار كاري واگذار شود، مراجعه مستقيم به او ضروري است و اين درحالي است كه اگر به كارمندي كه داراي سابقه كاراست مراجعه مستقيم گردد ، ممكن است باعث تحقير او شود. ممكن است مدتي طول بكشد تا روش مناسب برخورد با هر كارمند را پيدا كرد. مديران بايد نحوه تماس خود را باتوجه به قابليتها و اعتمادي كه از كاركنان كسب مي كنند، تنظيم كنند. مديران موثر، مي دانند كه بايد با هر كارمند، منصفانه، صادقانه و به طور باز رفتار كنند. آنها بايد رشد حرفه اي را با تامين آموزش و تعليمات مداوم فراهم آورند. موفقيتهاي فردي را پاداش دهند و اعتماد خود را به كاركنان نشان دهند، جوياي پيشنهادات و تغييرات در عملكرد باشند و درصورت امكان، به ايشان مسئوليت اعمال و انجام پيشنهاداتشان را نيز بدهند. علاوه بر آن، يك برنامه تقسيم سود (PROFIT-SHARING) باعث اشتياق و اشتراك بيشتر كاركنان در اجراي برنامه هاي موثر سازمان مي شود. مديران نبايد فقط به دليل سنوات خدمتي مدير شده باشند. آنها بايد صرفاً به اين دليل كه لياقت مدير شدن را داشته و آماده ايفاي نقش هستند، انتخاب شده باشند. مهارتهاي مديريتي متفاوت هستند. مديران بايد قادر باشند: ! بر ديگران نظارت كنند تا كارها را انجام دهند؛ ! مديريت زمان، پول و منابع كنند؛ ! به طورموثري ارتباط برقرار كنند؛ ! تصميم گيري و سپس كار را محول كنند؛ ! براي آينده برنامه ريزي كنند. نگهــداري كاركنان با مديريت مناسب امكان پذير است. حفظ و نگهداري كاركنان خوب، عملكرد بهتر سازمان را نتيجه خواهد داد. تعويض مداوم و مكرر كاركنان نه تنها خيلي پرخرج و مانعي در كارايي است، بلكه يك حالت بي ثباتي به وجود مي آورد كه اعتماد مشتريان را نيز سلب مي كند. وفاداري مشتريان به وفاداري كاركنان در ارتباط است و آن هم به نوبه خود به تكنيكهاي مديريتي و رفتاري مربوط است. اخلاق كاري و حرفه اي لازمه هر كاري است.1