ارتباط موثر
راز موفقيت مديران

نسرين رضايي

مقدمه
واژه ارتباط (COMMUNICATION) از ريشه لاتين”COMMUNIS” به معناي اشتراك گرفته شده است. اين كلمه در زبان فارسي به صورت مصدر عربي باب افتعال به كار مي رود كه در لغت به معناي پيونددادن و ربط دادن و به صورت اسم مصدر به معناي بستگي، پيوند، پيوستگي و رابطه كاربرد دارد.

مفهوم ارتباط در دائره المعارف عمومي فيشر چنين تعريف شده است: «ارتباط در مفهوم گسترده آن، براي بيان هرنوع انتقال اطلاعات به كار مي رود.»

«در يك مفهوم دقيق تر، انسان از مفهوم ارتباطات، يك جريان دو سويه تفهيم و تفاهم ميان دو موجود زنده را درك مي كند. ارتباط بين دو انسان، نوعي رفتار اجتماعي است كه از مفهوم «فاعليت» يك قطب تا فهم و احساس و رفتار قطب ديگر گسترده است. ارتباطات، نوع خاصي از رفتار اجتماعي يا رفتار متقابل است كه طي آن، مفهوم مورد نظر مستقيماً به كمك علامات مختص به موضوع، به گيرنده منتقل مي شود.»

فرايند ارتباط
مفهوم از يك منبع (دهنده پيام) به گيرنده آن مي رسد. اين پيام به صورت رمز درمي آيد (شكل نمادين به خود مي گيرد) به وسيله نوعي ابزار (كانال) به گيرنده پيام مي رسد و او آن را به صورت پيـــام در مي آورد. (از رمز خارج مي كند) كه مقصود و موردنظر دهنده پيام است. منبع پيام از طريق به رمز درآوردن يك فكر يا انديشه به وجود مي آيد.

پيام يك محصول فيزيكي و واقعي است كه در سايه به رمز درآوردن منبـع پيام به وجـود مي آيد هنگامي كه ما حرف مي زنيم كلام همان پيام است. هنگامي كه مي نويسيم، نوشته چيزي جز پيام نيست. كانال وسيله اي است كه پيام از آن عبور مي كند. منبع پيام& كانـال را مشخص مي كند و ما بايد تعيين كنيم كه آيا از يك كانال رسمي يا غيررسمي استفاده مي كنيم. گيرنده پيام، موضوع يا كسي است كه پيـام به او داده مي شود. ولي پيش از آنكه پيام دريافت شود بايد نماد يا علائم موضوع در آن به گونه اي درآيد كه براي گيرنده پيام قابل درك باشد. اين مرحله را از رمز خارج كردن پيام مي نامند. از طريق بازخور هم مي توان مشخص كرد كه آيا گيرنده پيام آن را به درستي درك كرده است يا خير.

مديران عوامل ذيل را مانع از يك ارتباط صحيح و مناسب در محيط كار معرفي مي كنند:

1 - فقدان دانش و اطلاعات؛
2 - مشخص نكردن اولويتها به طور دقيق؛
3 - گوش نكردن؛
4 - فقدان درك كامل سخن گوينده و قصور در پرسش؛
5 - عدم توجه به نيازهاي ديگران؛
6 - خوب فكرنكردن و زود نتيجه گيري كردن؛
7 - از دست دادن صبر و شكيبايي و وارد بحث و جدل شدن؛
8 - كمبود وقت؛
9 - حوصله نداشتن؛
10 - تلاش نكردن براي چاره جويي.
اگر اين مشكلات شناخته و برطرف نشوند مي توانند تاثير ارتباط مدير را با ديگران به شدت كاهش دهند. به طور كلي ناتواني در ايجاد ارتباطي موثر پيامدهاي زير را دربر دارد:
از دست دادن كار؛
عدم ايجاد تفاهم؛
فروكش كردن شور و اشتياق؛
عدم كارايي و در نتيجه ايجاد خطا؛
كاهش در قدرت توليد؛
ناكامي و خصومت؛
كاهش اعتماد به نفس؛
عدم حضور در محل كار؛
احساس بي علاقه گي نسبت به محيط كار؛
بي خوابي؛
تغييردادن مكرر پرسنل؛
تضعيف روحيه فعاليت گروهي؛
كاهش خلاقيت؛
روحيه ضعيف؛
پرسنل افسرده و غمگين.
باتوجه به موانعي كه برسرراه ارتباط قرار دارد، مديران براي رفع اين موانع بايد موارد زير را مورد توجه قرار دهند:
1 - به بازخورها توجه كنند؛
2 - در گوش دادن به حرف ديگران توجه لازم را مبذول دارند؛
3 - توانايي كنترل احساسات را در محيط كار تقويت كنند؛
4 - به ارتباطات غيرگفتاري توجه داشته باشند؛
5 - به شرايط روحي و ذهني طرفهاي مقابل خود توجه كنند؛
6 - با مخاطبان خود همدلي كنند.
چنانچه مديران مهارتهاي لازم در برخورد با كارمندان سمـج و بهانــه جو را فراگيرنـد مي توانند ارتباطي موثر را در محيط كار برقرار سازند.