ويژگيهاي يك اداره كارآمد

ترجمه: محمد حسن نژادپيركوهي

چكيده

واحد توسعه سازماني دفتر مديريت منابع انساني دبيرخانه سازمان ملل متحد گزارشي با عنوان ويژگيهاي يك اداره كارآمد" Profile of an Effective Department" تهيه كرده است تا به عنوان ابزاري در داخل سازمان ملل براي توسعه سازماني مورد استفاده قرار گيرد. باوجود تفاوتهايي كه به طور ذاتي در ابعاد كاركردي و اداري ميان واحدهاي آن سازمان و ادارات در سطح ملي وجود دارد، به نظر مي رسد همچنان بخش اعظم گزارش مذكور قابل تسري به ادارات دستگاههاي داخلي به منظور خود ارزيابي با هدف تقويت يا بهبود كارايي آنها باشد.

مقدمه
اين گزارش ويژگيهاي اساسي يك اداره كارآمد را بيان مي دارد تا چارچوبي براي تعريف كارايي اداري - قابل تسري به كل سازمان- فراهم آيد وبه ادارات كمك کند تا سطح فعلي كارايي خود را مورد ارزيابي قرار دهند و درنهايت ادارات را در جهت تعريف توانمنديهاي خود به منظور افزايش كارايي راهنمايي كند.

تعريف كارايي اداري
فرض گزارش آن است كه يك اداره كارآمد در سه سطح نتايج دلخواه کاري را حاصل مي آورد:
_ خدمات و خروجيهاي برنامه ريزي شده را عرضه مي كند.
_ نتايجي را كه نيازهاي مراجعان و طرفهاي ذي‌نفع را برآورده مي كنند، به دست مي‌دهد.
_ يك اثر درازمدت برجاي مي گذارد.

دايره آزادي عمل
گزارش با درك اين نكته تهيه شده است كه هر اداره در چارچوب كل سازمان عمل مي كند و اينكه ساختارها و مكانيسم هاي حاكميتي، رويه ها و سياستهاي مركزي و همچنين قوانين و مقررات خارج از كنترل مستقيم اداره، تاثير مهمي بر عملكرد آن برجاي مي گذارند. (محدوديت در دايره آزادي عمل)

نحوه استفاده از گزارش
اين گزارش قابل استفاده توسط مديران، روسا و كاركنان است تا:
_ حوزه هايي كه ادارات در آن قويترين كارايي را دارند و همچنين بخشهايي كه نيازمند تقويت هستند شناسايي شوند.
_ تغييرات در كارايي ادارات طي مرور زمان اندازه گيري شود.
_ به عنوان يك وسيله بحث پيرامون اختلاف نـظرها در داخل ادارات در خصوص تــواناييهاي آنها و تبيين رويكــردهاي متفــاوتي كه براي مثال ميان مديــريت و كـاركنان در اين خصوص وجود دارد، مورد استفاده قرار گيرد.
مدل كارآيي اداري
ادارات از حيث وظايف، اندازه و پيچيدگي، زمينه هاي فرهنگي و جغرافيايي كه در آن مشغول فعاليت هستند و نوع فعاليت با يكــديگر تفاوتهاي عمده اي دارند. باوجود اين تفاوتها مولفه‌هاي عملكــرد-كه شكل (1) به آنها اشاره شده است- قابل تسري به همه ادارات هستند.

سطوح توسعه
در اين گزارش براي كمك به ادارات چهار سطح توسعه مورد شناسايي قرار گرفته است. هر يك از اين سطوح با شاخصهاي قابل لمس ارائه شده اند كه ادارات را قادر مي سازند، ضمن ارزيابي موقعيت و جايگاه فعلي خود درباره جايي كه بايد باشند نيز تصميم بگيرند.
اين چهار سطح به ترتيب عبارتند از: 1‌– ضرورت آشكار براي توسعه سازماني 2 – سطح ابتدايي توسعه سازماني 3‌– سطح مياني و 4 – سطح عالي توسعه سازماني