فرايند معماري سازماني

نيما قاسم نژاد مقدم

چكيده

معماري سازماني به عنوان راه‌حلي جامع و راهبردي در مديريت توسعه و سيستم‌هاي اطلاعاتي از دهه 1990 به طور فزاينده‌اي مورد توجه قرار گرفته است. رويكرد موجود در اين روش مبتني بر ايدة مديريت افقي به جاي عمودي است كه تفاوتهاي عمده اي با ساير روشهاي راهبردي پيشين دارد.
سازمانها مانند موجودات زنده اي هستند كه در گذر زمان از مراحل مختلفي عبور مي كنند. اين مراحل شامل پيدايش، رشد، بلوغ و مرگ است. تفاوتي كه يك سازمان با موجود زنده معمولي دارد اين است كه الزاما محكوم به مرگ نيست و سازمانها مي توانند زندگي نامحدودي داشته باشند. اين كار مستلزم اين است كه سازمانها قادر به حفظ وضع موجود، حركت به سمت وضع مطلوبتر و مديريت تغييرات باشند. از طرفي تغيير و تحولات و پيچيدگيهاي روز افزوني که امروزه با آن مواجهيم، سازمانها را ملزم به برنامه‌ريزي و بازنگري در خود كرده است. در اين شرايط «معماري» به عنوان واژه‌اي آشنا در عرصه سازماني از نقش ويژه‌اي برخوردار است. يكي از مهمترين فرايندهايي كه امروزه در سازمانهاي مدرن در كنار ساير فرايندهاي اصلي قرار گرفته است، فرايند «‌معماري سازماني» است.
در اين مقاله سعي شده تا به موضوع معماري سازماني بطور نسبتا تفصيلي پرداخته و به جايگاه معماري در جهان و کشورمان طبق آمار اشاره شود.

مقدمه
«معماري سازماني» در واقع ريشه گرفته از بحثهاي «معماري سيستم‌هاي اطلاعاتي» است. در واقع «معماري سازماني» همان «معماري سيستم‌هاي اطلاعاتي» است، با اين تفاوت كه ساير جنبه هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي نظير كاربران، موقعيت جغرافيايي سيستم‌ها، نحوه توزيع آنها، زمانبندي كارها، انگيزه كارها، راهبردها و ماموريتهاي سازمان و غيره را نيز در نظر مي گيرد.

تعريف معماري و سازمان
عبارت « معماري سازماني » از دو كلمه « سازمان» و « معماري» تشكيل شده است.
واژه معماري داراي ريشه لاتين ‌(APXITEKT?N) بوده و به معناي " استادي در ساختن" است (امربر، ارائه مدلي براي معماري مرجع راهكار، 6).
معماري ترکيبي از هنر و مهندسي است که در آن مؤلفه‌هاي اصلي سازنده‌ يک پديده، ارتباط آنها با هم و مشخصات اصلي‌شان که تضمين‌کننده‌ کارايي و اثربخشي آن پديده در دوره‌ حياتش هستند، به زبان نقشه و طرح و الگو بيان مي‌شوند. معماري چيزي بيش از مجموعه‌اي از الگوها نيست، به عبارتي معماري جنگلي از الگوهاست.
معماري سازماني يك نقشه سازماني است كه ساختار مأموريت و اطلاعات موردنياز سازمان و فناوريهاي لازم براي پشتيباني از آنها را تشريح و فرايند گذار براي پياده سازي اين فناوريها را تعريف مي كند. (CIO Council, 1999) .
تعريف معماري سازمان که توسط Open Group ارائه شده از اين قرار است: ‎معماري‎ ‎سازماني عبارت از شناخت تمام‎ ‎عناصري است که‎ ‎‏سازمان‎ ‎را تشکيل مي‎‌‎دهند و بيانگر نحوه ارتباط عناصر ‏مذکور با يکديگر است.
معماري سازماني بنا به تعريف قانون كلينگر- كوهن، يك چارچوب يكپارچه براي توسعه ‏و نگهداري فناوري اطلاعاتي موجود و دستيابي به فناوري اطلاعاتي جديد براي نيل به اهداف راهبردي سازمان و مديريت منابع اطلاعاتي آن است. (سمينار فناوري اطلاعات، وزارت صنايع و معادن، آذر 1382)
مثلث معماري سازماني از سه قسمت (ضلع) تشکيل يافته که عبارت‌اند از:
1. معماري: معماري سازماني چه چيزي است؟
2. انجام معماري(فعاليت معماري): چگونه معماري سازماني به وجود مي‌آيد؟
3. معمار: چه کسي معماري سازماني را به وجود مي‌آورد (خلق مي‌کند)؟

تاريخچه
در دهه 1980 بازمهندسي سازمان و الگو‌سازي سازمان به عنوان موضوعات جديد مطرح شدند. تا آن زمان اقدامات و مطالعات معدودي در اين زمينه صورت گرفته بود و استفاده از الگوها به برخي از متدولوژي‌هاي توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي محدود مي‌شد. در ابتدا به خاطر ضعف ادبيات اين زمينه، مطالعاتي صورت گرفته منجربه ايجاد چارچوبهايي براي معماري سيستم‌هاي اطلاعاتي شد، ولي اقداماتي که پس از آن صورت گرفت، باعث پديد آمدن چارچوبهايي براي معماري سازمان شد. از سالهاي مياني دهه 1990 واژه معماري سازماني در سازمانها متداول شد. اين اصطلاح اغلب توسط افرادي که در مهندسي مجدد فرايندها و يا طرح‌ريزي سازمان درگير بودند، استفاده مي‌شد. امروزه بسياري از مديران سازمانها، خصوصا مديران بخش فناوري اطلاعات، از اين واژه براي بيان چارچوب جامعي از تمام اجزاي سازمان استفاده مي كنند. بخصوص زماني که مديران از هماهنگي اهداف و استراتژي‌هاي کسب و کار و سيستم‌هاي اطلاعاتي صحبت به ميان مي‌آورند، تاکيدشان بر معماري سازماني است. ايده معماري سازماني، از صنعت ساختمان سازي به دنياي سيستم‌هاي اطلاعاتي وارد شـده است. (زارع، مروري بر چارچوب زکمن براي معماري سازماني)

محركهاي به کارگيري معماري سازمان
در يک بررسي که در سال 2007 انجام شده، سه عامل و محرک مهم براي معماري سازماني شناسايي شده است، که عبارت‌اند از:
_ انعطاف پذيري فرايندها و کسب و کار(تجارت)؛
_ کنترل پيچيدگي؛
_ توازن بالاي IT و کسب و کار(تجارت).

پيشرانهاي معماري
پيشرانهاي معماري به مجموعه‌اي از نيازمنديها يا عوامل محيطي اطلاق مي‌شوند كه در شكل گيري معماري نقش دارند. در معماري سازماني دو عدد پيشران اصلي وجود دارد: پيشرانهاي ماموريتي و پيشرانهاي فناوري.
پيشرانهاي ماموريتي: پيشرانهاي ماموريتي به آن دسته از عوامل بيروني اطلاق مي‌شود كه بر ماموريتها، بازار، بودجه، حوزه عملكرد و خدمات يك سازمان تاثير مي‌گذارند.
پيشرانهاي فناوري: پيشرانهاي فناوري به آن دسته از عوامل بيروني اطلاق مي‌شوند كه در حوزه فناوري رخ مي دهند و به سازمان فشار مي آورند. به عنوان مثال با ظهور اينترنت اغلب سازمانها مجبور به ايجاد تغييرات شدند و واحدهاي خاصي جهت حمايت از فرصتهاي جديد تجارت الكترونيك، خدمات مشتري و... ايجاد كردند.

عمارت وينچستر
در سن خوزه آمريکا، عمارتي وجود دارد که تمام شهرتش را مديون چيزهاي عجيب و غريبي است که در معماري آن وجود دارد. اين عمارت توسط سارا وينچسر ساخته شده و حاوي نکات بسيار جالب و آموزنده‌اي از چيزي است که بايد آن را «عدم معماري» بناميم. جداي از مواردي چون سقفهاي گردان، کف پوشهاي ميناکاري شده، چلچراغهاي نقره و طلا که هر کدام نشاندهنده خلاقيتهاي هنري فراواني است، همه جاي خانه شامل عجايب زيادي چون درها و پنجره هايي که رو به ديوار باز مي شوند، راه پله هايي که به هيچ جا ختم نمي شوند و تعداد بيشماري بخاري، راه پله، در و پنجره اضافي است. پنجره‌ ساخته شده در کف زمين، دودکشي که از چهار طرف زمين بلند مي‌شود و ستونهاي وارونه و معکوس، و هنوز کسي نتوانسته است راز ساخته شدن عمارت وينچستر را پيدا كند.

نتايج بررسي عمارت وينچستر
آنچه بررسي اين عمارت را مهم مي کند، تجسمي است که مي تواند در رابطه با وضعيت فعلي بسياري از سازمانها و سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي آنها در ما ايجاد كند. عماراتي که هر چند ظاهري آراسته دارند و هزينه و زمان زيادي جهت ايجاد آنها صرف شده است، ولي چون بر اساس معماري معيني بنا نشده اند، فاقد کاربري لازم مي‌باشد. نکات زير در رابطه با اين‌گونه عمارتها قابل توجه هستند:
نبود راهبرد؛ نبود نقشه فني؛ بي‌توجهي به نيازمنديهاي واقعي؛ زمان غيرمعقول؛ هزينه غيرمعقول؛ حضور نسلهاي

مختلفي از سبکها و سيستم‌ها؛ غيرقابل توسعه؛ بسيار پيچيده.
اگر براي يک لحظه به سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمانهاي خودمان فکر کنيم، خواهيم ديد که اغلب اين سيستم‌ها، داراي مشخصاتي مشابه هستند. بنابر اين مي‌توان ديد که سازمانهاي ما از کمبود چيزي رنج مي‌برند که به حق «معماري سازماني» خوانده مي شود. (صمدي اوانسر، 1384، 52)

الگوي معماري سازماني (هرم معماري سازماني)
الگوي اصلي براي معماري سازماني، الگوي معماري سازماني نام دارد كه توسط موسسه ملي استانداردها و فناوري آمريكا پيشنهاد شده است . اين الگو، مبنايي براي الگو‌سازي عناصر IT در يك سازمان فراهم مي كند كه از پنج لايه تشکيل شده است. (Yogesh Malhotra, 1996)
همچنين، اين هرم (شكل شماره 2) نشانگر آن است كه معماري سازمان برمبناي فناوري اطلاعات، مستلزم مشاركت تمامي سطوح استراتژيك مياني و عملياتي سازمان در فرايند معماري است.
-1 لايه تجاري: منظور از لايه تجاري در يك سازمان، ماموريتها، اهداف، چشم‌اندازها و راهبردهاي دراز مدت آن است كه در واقع علت وجودي سازمان و نحوه تحقق اهداف آن را بيان مي‌كند‌. ماموريت و اهداف يك سازمان كه تعيين‌كننده فرايند‌هاي كاري سازمان است، اساسي‌ترين لايه معماري سازماني به شمار مي آيد.
-2 لايه اطلاعاتي: سازمان براي دستيابي به اهداف خود، به اطلاعات و منابع آن نياز دارد. در اين لايه، عناصر و منابع اطلاعاتي سازمان از ديد كاربرد، توزيع و دسترس پذيري مطرح مي‌شود. سوالاتي نظير : چه اطلاعاتي در سازمان توليد مي‌شود؟ اين اطلاعات چگونه توزيع مي شود؟ چه كساني به چه نوعي از اطلاعات دسترسي دارند؟ چگونه اين اطلاعات مورد استفاده قرار مي گيرد؟ و سوالاتي مشابه اينها، در لايه اطلاعات مطرح مي‌شوند و به آنها پاسخ داده مي شود. اصولاً معماري اطلاعاتي ، نقشه اي از نيازهاي كلي اطلاعاتي در يك سازمان و مبتني بر استراتژي تجاري آن سازمان است.
-3 لايه سيستمي(کاربردي): در اين لايه، تعداد و چگونگي توزيع برنامه‌هاي كاربردي كه توليد و دستيابي به اطلاعات را ممكن مي سازند، تعيين مي شوند. هر سيستم داراي الگوي اطلاعاتي، عملياتي و كاربردي مخصوص به خود است كه بايد جايگاه آن در كل سازمان تعيين شود. وظيفه اين برنامه هاي كاربردي، تبديل داده‌ها به اطلاعات و ارائه اطلاعات به تصميم‌گيران سازماني است. اين سطح از معماري، مقدمه‌اي براي معماري اطلاعاتي، معماري داده و معماري فناوري محسوب مي شود.
-4 لايه داده: در لايه داده‌ها، محتوا و شكل پايگاههاي داده‌اي سازمان و الگوهاي ذخيره سازي و تبادلي آنها مورد بحث قرار مي گيرد. برخلاف لايه اطلاعات، گستره پوشش اين لايه بسيار وسيع است و علاوه بر مديريت و مراجع تصميم‌گيري، همه كاركنان عملياتي سازمان را دربرمي‌گيرد.
-5 لايه فناوري(زيرساختها): اين لايه فناوري، به لايه اطلاعاتي، لايه داده و لايه سيستمي مربوط مي‌شود. پايين‌ترين لايه كه اصولاً از سخت افزار/نرم افزار و سيستم‌هاي ارتباطي مربوطه تركيب مي‌يابد، مبناي تكنولوژيكي را براي لايه‌هاي بالايي بنا مي‌نهد.عناصر اين لايه بيشتر در معرض تغييرات و دگرگوني‌ها قرار دارند.

نكته قابل ملاحظه آن است كه در محدوده هرم معماري يك رابطه تأثيرگذار وجود دارد و هر لايه، لايه هاي بالاتر را تحت پوشش قرار مي دهد. لايه‌هاي اين هرم از پايين به بالا پشتيباني كننده يكديگر هستند و از بالا به پايين، هر لايه بالاتر، راهبري لايه پايين‌تر را به عهده دارد.

مزاياي معماري سازماني
_ همسويي در نگرش و ديدگاه مديران ارشد سازمانها، مديران مياني، كاربران، و كارشناسان حوزه فناوري اطلاعات.
_ يکپارچگي: معماري سازماني با به اشتراک‌گذاري اطلاعات و حذف افزونگري، منجر به ايجاد يكنواختي و همخواني در سطوح مختلف سازمان (اجزاي مختلف سازمان) مي‌شود. يكپارچگي، تعامل‌پذيري سيستم‌ها را افزايش خواهد داد كه به نوبه خود باعث كاهش هزينه‌ها و افزايش بهره‌وري مي شود.
_ انعطاف پذيري در برابر تغييرات.
_ كاهش هزينه هاي توسعه سيستم.
_ همگرايي به سمت دولت الكترونيك.
_ بهبود همخواني، دقت، بهنگامي، يكپارچگي، كيفيت، امكان دسترسي و به اشتراك گذاري اطلاعات در سطح سازمان.
_ تضمين مطابقت با قوانين و مقررات.
_ امکان تعريف استانداردهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات.
_ فراهم شدن امکان کنترل و هدايت موثر سازمان.
_ کاهش ميزان ريسک پروژه هاي فناوري اطلاعات و ارتباطات.
_ زمان تحويل: با داشتن معماري سازمان گسترده زمان توليد سيستم ها به علت وجود خط مشي هاي واضح در توليد و استقرار سيستم كاهش مي يابد.

انواع معماريها
معماري سازماني را مي‌توان از نظر گام زماني به سه دسته کلي معماري وضعيت جاري، معماري وضعيت مطلوب و معماري گذار (استراتژي انتقال) تقسيم کرد.
معماري وضعيت جاري سازمان (يا معماري مبنا، «آنچنان كه ‏هست») شامل مجموعه اي از توصيف هاست که وضعيت فعلي سازمان را از لحاظ ماموريتها، فرايندهاي کاري و زيرساختهاي فناوري نشان مي دهد.
معماري وضعيت مطلوب سازمان («آنچنان كه بايد باشد») شامل مجموعه اي از توصيف هاست که وضعيت آتي و مطلوب سازمان را نشان مي دهد.
استراتژي انتقال (گذر يا گذار)، طرحي است که راهبرد و برنامه زماني لازم براي انتقال سازمان از وضعيت جاري به وضعيت مطلوب را نشان مي‌دهد.

فرايند معماري سازماني
هدف از فرايند معماري سازماني، ايجاد و اجراي معماري و ارائه خروجيهاي معماري در سازمان است. اين فرايند در کنار ديگر فرآيندهاي اصلي سازمان قرار مي گيرد و به صورت پيوسته اجرا مي‌شود . به طور کلي، اين فرايند شامل سه مرحله اصلي است که عبارت‌اند ا ز: 1) برنامه‌ريزي راهبردي فناوري اطلاعات، 2) برنامه‌ريزي معماري سازماني، 3) اجراي معماري سازماني.( CIO Council, 2001)
برنامه ريزي راهبردي فناوري اطلاعات: پايه‌اي براي برنامه‌ريزي معماري سازماني است. در طي اين مرحله، دورنما، اهداف درازمدت و کوتاه مدت و فرصتهاي سازمان در حوزه فناوري اطلاعات استخراج مي شوند. خروجي اين مرحله به عنوان راهنماي اصلي در برنامه‌ريزي معماري سازماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
برنامه ريزي معماري سازماني: در طي اين فاز به تعريف معماري سازماني و استخراج طرحهاي اجرايي و طرحهاي انتقالي لازم جهت راه اندازي آن اقدام مي شود.
اجراي معماري سازماني: در طي اين فاز به پياده سازي، راه اندازي و پشتيباني از معماري مطابق با طرحهاي اجرايي و انتقالي تهيه شده در فاز « برنامه ريزي معماري سازماني » اقدام مي‌شود. اين کار شامل مراحل پياده‌سازي معماري سازماني و نگهداري و به‌روز رساني معماري سازماني است که جزئيات آن بسته به نوع چارچوب معماري انتخاب شده و نيز متدلوژي هاي «مهندسي سيستم/نرم‌افزار» سازمانها فرق مي‌کند.

وضعيت معماري سازماني در جهان
در حال حاضر بيشترين فعاليتهاي معماري سازماني مربوط به آمريکاي شمالي است ( 33درصد) و پس از آن به ترتيب قاره اروپا ( 27 درصد) و آسيا ( 16 درصد) قرار دارند. در مقايسه با آمار سال 2003 شاهد رشد چشمگيري در آمريکاي شمالي بوده‌ايم و درعوض فعاليتهاي مربوط به قاره اروپاتقريباً ثابت مانده‌اند. (صمدي اوانسر 1384، 119)

معماري سازماني در ايران
کشور ما نيز به يمن تلاشهاي بسيار ارزنده اي که تقريباً همگام با کشورهاي پيشرفته در اين مورد انجام شده، در رديف هشتم کشورهاي پيشرو در اين زمينه قرار دارد؛ به طوري که موقعيت ايران از رديف هفدهم جهان (در سال 2003 ) به رديف هشتم(در سال 2004) ارتقا يافت.
طبق آمار منتشر شده توسط موسسه توسعه معماري سازماني، ايران توانسته است از نظر اجراي معماري سازماني در سال 2005، رتبه سيزدهم را كسب كند. اين درحالي است كه در سال 2006 نيز بازار فعاليت معماري سازماني در كشورمان بسيار راكد و كند بوده است و با توجه به خيز بسيار خوب بعضي از كشورها مانند هند، بلژيك، سنگاپور و … ، به‌نظر مي‌رسد كه ايران جايگاه خود را در ميان 20 كشور برتر از دست خواهد داد.

نتيجه‌گيري
به علت وجود تغيير و تحولات سريع و بالا رفتن پيچيدگي، معماري سازماني ابزار مفيدي است تا سازمان، سازماندهي شود، ساختار مأموريتها و اطلاعات موردنياز سازمان و فناوريهاي لازم براي پشتيباني از آنها تشريح شود و نيز تمام‎ ‎عناصري که‎ ‎‏سازمان‎ ‎را تشکيل مي‎ ‎دهند، شناخته شوند و ارتباط آنها با هم مشخص شود، تا اثربخشي، کارايي و نهايتا بهره‌وري سازمانها بالا برود.

منابع
1 - امربر، رامين، پايان نامه کارشناسي ارشد، ارائه مدلي براي معماري مرجع راهكار، دانشگاه آزاد اسلامي واحد علوم تحقيقات تهران، 1382
2 - سمينار فناوري اطلاعات ، وزارت صنايع و معادن، آذر 1382
3 - زارع، محمــدامين، مروري بر چارچوب زکمن براي معماري سازماني، شـرکت پردازش سيستم‌هـاي مجازي.[ســايت اينترنتي شرکت www.vspco.com]
4 - Chief Information Officer Council, “A Practical Guide to Federal Enterprise Architecture”, 2001, version 1.0, U.S
5- Chief Information Officer Council, “Federal Enterprise Architecture Framework”, 1999, version 1.1, U.S
6- Yogesh, Malhotra, "Enterprise Architecture: An Overview", 1996

_ نيما قاسم نژاد مقدم: دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت صنعتي